10 Tips voor teams die thuiswerken om optimaal te presteren

2020 vestigt records en heeft nogal wat veranderingen teweeg gebracht. De grootste verandering is dat we van de ene op de andere dag het hele team zijn gaan thuiswerken (en daarnaast natuurlijk dat er voor de komende 10 jaar genoeg WC papier is).

Ook voor Corona werkten we al vanuit huis

Voor de forensen onder ons is dit de kans om het thuiswerken eens te testen. Er is echter een groot deel van de beroepsbevolking voor wie werken op afstand al heel gebruikelijk was!

Sinds 2005 is het aantal thuiswerkers met maar liefst met 140% gestegen. Uit gegevens die zijn verzameld van groepen thuiswerkers blijkt dat die 20-25% productiever kunnen zijn dan hun collega’s op kantoor.

Kunnen we net zo goed presteren vanuit huis?

Door deze nieuwe Corona omstandigheden zitten we in een steile leercurve over het op afstand samenwerken. Veel mensen twijfelen of we echt wel zo goed kunnen presteren met ons team, als we niet fysiek samen zijn? 

Kort antwoord – ja dat kan! 

Onze checklist voor thuiswerkende teams

Deze 10 tips gaan je daarbij helpen:

1. Maak duidelijke werkafspraken

Om thuis de juiste dingen te doen op de juiste manier is er duidelijkheid nodig.

  • Maak vanaf het begin processen voor iedereen duidelijk door ze goed te documenteren.
  • Spreek af wie bij welke virtuele vergaderingen moet zijn en hoe je inzichtelijk maakt wie wanneer online beschikbaar is. 
  • Spreek samen af hoe snel je moet reageren, voor de verschillende communicatie tools als Zoom, Slack, MS Teams, Google Hangout, mail. 
  • Welke andere afspraken zijn voor jullie team belangrijk? 

2. Maak gebruik van digitale tools

Voor tijden als deze zijn digitale tools optimaal, maak er optimaal gebruik van! Gebruik ze om bijvoorbeeld retrospectives te doen, visuele workflows te beheren en effectiever met elkaar te communiceren.

Bekijk deze greep uit de mogelijkheden van digitale tools om het samenwerken makkelijker te maken. 

Online meetings

  • Microsoft Teams
  • Google Hangout
  • Skype
  • Zoom

Chat/Conversations

  • Microsoft Teams
  • Slack
  • Whatsapp
  • Skype

Scrumboard / visuele workflow

  • Asana
  • Trello
  • Monday
  • Microsoft Planner

Online Whiteboard voor brainstorm & post-it sessies

  • Mural
  • Miro
  • Microsoft Teams
  • Scribble
  • Zoom

Samenwerken in documenten

  • Google Docs
  • Confluence
  • Office 365
  • Dropbox

3. Houd ochtend en middag Standups

Juist met virtueel samenwerken is dagelijks contact met het team belangrijk. Bijvoorbeeld omdat je niet meer even naar je collega loopt om te overleggen, en niks in de wandelgangen oppikt. 

Spreek bijvoorbeeld 2 stand-ups per dag af, max 15 minuten. Op die manier kan iedereen op de hoogte blijven.

4. Maak afspraken over duidelijke, gedeelde doelen

Om je gefocuste tijd optimaal te benutten en goed te blijven presteren hebben we doelen op korte termijn nodig. Iedereen van het team moet de teamdoelstellingen, gebaseerd op bedrijfs prioriteiten, goed kennen en begrijpen. Weten waar je samen aan werkt, zorgt ook voor meer motivatie.

5. Plan Koffie momentjes

team thuiswerken - virtuele koffie

Het klinkt misschien contra-intuïtief om tijd voor informeel geklets in te plannen, maar wist je dat daardoor de empathie tussen teamleden groeit en de communicatie lijntjes tussen teamleden korter worden? Teamleden weten elkaar virtueel sneller te vinden als ze elkaar nodig hebben. En vaak leiden die spontane praatjes tot hele goede ideeën. 

6. Video AAN!

team thuiswerken video meeting

We moeten tijdens online vergaderen wat meer moeite doen om niet alleen verbaal maar juist ook nón-verbale communicatie te creëren. 90% van onze communicatie is non verbaal, zorg dus dat je goed te zien bent! Het is ook bewezen dat hoe vaker je elkaar ziet, hoe meer je elkaar mag. En dat is weer heel goed voor de samenwerking.

Een mooi bij-effect is dat mensen er meer bij zijn met hun aandacht. Zou je alleen audio gebruiken, dan blijkt dat maar liefst 82% van de mensen geregeld iets anders zitten te doen tijdens de meeting.

7. Geef elkaar een virtuele tour 

virtuele tour

Neem de tijd om elkaar je werkruimte te laten zien! Geef elkaar een virtuele tour. 

Zien hoe de werkruimte van je collega’s eruit ziet geeft leuke en informele informatie aan jullie werk relatie. 

8. Zorg ervoor dat je scrumbord up-to-date is

In deze tijd is een virtuele workflow een grote hulp. 

Stel met je team een digitaal bord op. Ongeacht de tool of de structuur, het bord moet toegankelijk en up-to-date zijn. Het is noodzakelijk om al het teamwerk op één plek te hebben en de status op taakniveau in realtime te kunnen delen als we op afstand zijn.

Als de digitale workflow wordt bijgewerkt zo vaak als er vooruitgang wordt geboekt of als er nieuwe informatie in het team komt. 

9. Speel online games samen voor teambuilding

Onderschat de kracht van samen spelen niet! Het geeft het moreel een boost in tijden van verandering! Online team games zijn een geweldige manier om contact te maken en wat ongedwongen persoonlijke tijd te hebben met je collega’s.

online games met het team

Een spelletje van 20 minuten geeft het team al nieuwe energie en verhoogt de productiviteit van de rest van de dag. Zo hebben wij veel plezier gehad met onze online triviant game.

10.Blijf je manier van werken evalueren en vier je successen.

Bedenk dat je nog steeds deel uitmaakt van hetzelfde team en dat het proces nog midden in ontwikkeling is. Dus, laat de evaluatiemomenten en retrospectives niet wegglippen! 

En vergeet vooral niet je successen te vieren. Kijk niet alleen wat er beter kan, maar wees ook trots op wat je bereikt hebt. Dit geeft meteen een boost aan de motivatie en het teamgevoel.

Tenslotte; omarm de voordelen van werken op afstand.

Deze tips zouden jou en je  team een ​​vliegende start moeten geven om de teamcultuur, processen en rituelen op te bouwen die nodig zijn om samen goed te blijven presteren. 

Laat ons in de comments weten hoe je omgaat met en wat jullie tegenkomen in het op afstand samenwerken!

Neem contact op!Ons team!

Updates in je inbox?


Heb je met plezier deze post gelezen en je wil verder op de hoogte gehouden worden van waar we bij Epic Agility mee bezig zijn? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!