AI tools op de werkvloer: goed of slecht voor onze soft skills?

Kunstmatige intelligentie (AI) maakt een snelle opmars in het kantoorleven. Iedereen kent Chat-GPT wel, maar generatieve AI voor afbeeldingen en video’s is ook in opkomst. Aanvankelijk gezien als losstaande AI-tools, zien we nu dat zakelijke softwareplatforms een inhaalslag maken. Microsoft Teams kwam met Copilot, Zoom introduceerde AI Companion en Google lanceerde Gemini in de Google Workspace. Allemaal slimme assistenten die taken noteren, samenvatten, vertalen en automatiseren.

Voor jou als scrum master of product owner is dit bijzonder interessant, want je wilt dat je team effectiever werkt, niet per se harder. Maar met al deze technische gadgets rijst natuurlijk de vraag: verbetert AI jouw team, of drukt het juist op de samenwerking en de gesprekken op de werkvloer?

Gelukkig is het antwoord niet zwart-wit, zoals blijkt uit onderzoek naar teamdynamiek. AI kan inderdaad een boost geven aan je team, maar hoe effectief dat is hangt grotendeels af van hoe jij, als leider binnen de organisatie, met deze technologie omgaat. Maar vergeet niet, hoe slim AI ook is, menselijke vaardigheden – de soft skills – blijven onmisbaar.

De voordelen van AI tools

AI kan een ongelooflijk positieve impact hebben op de werkvloer, met name op het gebied van productiviteit. Je kunt veel taken delegeren en uitbesteden aan een AI-assistent. Hoe meer data je de AI geeft, hoe nauwkeuriger en toegespitster de output wordt. We zien nu al de voordelen in de praktijk:

1. Versnellen van innovatie

Stel je voor dat AI helpt bij het snel identificeren van veelbelovende klantentrends. Dit stelt jou en je team in staat om met een snelheid te innoveren die voorheen ondenkbaar was. AI-tools kunnen grote hoeveelheden data analyseren en inzichten genereren die de basis vormen voor baanbrekende productideeën.

2. Verbeteren van efficiëntie tijdens sprints

AI kan een gamechanger zijn in de manier waarop jullie sprints worden gepland en uitgevoerd. Denk aan intelligente algoritmes die de taken optimaliseren op basis van eerdere sprintresultaten en individuele prestaties van teamleden. Hierdoor kan ieder teamlid zich richten op het werk dat maximale waarde toevoegt.

3. Versterken van teamdynamiek

AI kan ook fungeren als een ondersteunend tool voor het waarborgen van een positieve teamdynamiek. Door patronen in communicatie en samenwerking te herkennen, kan AI suggesties doen voor verbeteringen. Dit leidt tot een meer samenhangend team waar iedereen zich begrepen en gewaardeerd voelt.

De nadelen van AI in je Agile team

Maar als je AI toegang geeft tot alle facetten van het werk, inclusief alle gesprekken, zijn er ook wel wat risico’s die jij, als scrum master of product owner, in gedachten wilt houden.

Geschreven woorden kunnen intimiderend zijn

Het kan voor collega’s minder uitnodigend zijn om zich uit te spreken. Als jouw woorden worden opgenomen en geanalyseerd, kan dat intimiderend zijn. Iets wat opgeschreven wordt, kan anders overkomen dan hoe je collega het tijdens de vergadering bedoelde.

Het interpreteren van sentiment is een kunst

Sentiment in verbale en non-verbale signalen is moeilijk voor een AI om te interpreteren en wordt niet altijd goed opgepikt. Het fronsen van je wenkbrauwen of het welbekende “ja, maar” zijn hoofdvoorbeelden van oneens zijn. Ze worden ook gebruikt om aan te geven dat je aan het denken bent of een onderwerp aan het verkennen bent. Een AI is functioneel ingesteld en zal nooit nuances kunnen lezen zoals een mens dat kan.

Spreektijd is niet voor iedereen weggelegd

Dit resulteert verder in dat dominante persoonlijkheden meer kansen krijgen om in de schijnwerpers te staan. Hoewel dit ook met AI geanalyseerd en dus bewezen kan worden, houdt AI geen rekening met waarom iemand stil blijft tijdens een vergadering. Is die collega er voor een update? Is er een hiërarchische cultuur? Is het simpelweg niet het moment of de plaats voor een kritische vraag? Voor zo’n interpretatie moet je niet bij AI zijn, maar bij mensen.

Je moet nog steeds zelf nadenken

Bovendien zien we dat teamleden minder creatief denken. AI is krachtig in het automatiseren van taken, maar ons brein is ook bedraad om de kortste route naar resultaten te zo er mogelijk nemen. Helaas gebeurt het steeds vaker dat werknemers de resultaten van AI klakkeloos accepteren zonder zelf goed na te denken en verbindingen te leggen. Dit kan leiden tot gemiste inzichten en minder buiten de kaders denken, wat anders de organisatie vooruit had kunnen helpen.

De impact van AI-tools op de organisatiecultuur

Als leider wil je de technologie in jouw voordeel laten werken. Maar het kan gebeuren dat belangrijke gesprekken offline plaatsvinden, buiten het bereik van AI, of dat er een soort acteergedrag in vergaderingen en gesprekken sluipt.

Als jouw mensen geen vertrouwen hebben in AI of in hoe de organisatie beslissingen met dergelijk gereedschap onderbouwt, zullen ze geneigd zijn zich terug te trekken of enkel gewenst gedrag tentoon te stellen. En dat zet een gezonde bedrijfscultuur sneller op zijn kop dan je “kunstmatige intelligentie” kunt zeggen.

Waarom ‘soft skills’ nu belangrijker zijn dan ooit

Dat brengt ons terug bij de soft skills, de kwaliteiten die werk zo menselijk maken. Soft skills zijn essentieel om een open cultuur te creëren en te onderhouden. Vooral wanneer je AI inzet om het werk slimmer te maken, moet je actief aandacht blijven besteden aan je teamleden, hun drive, hun engagement, hun arbeidstevredenheid, en hoe je dit alles integreert in een prettige en veilige cultuur waar iedereen zijn plek kan vinden.

Psychologische veiligheid op de werkplek bereik je niet door gesprekken te laten analyseren door AI, maar juist door die gesprekken te faciliteren met een menselijke benadering. De AI-assistent kan weliswaar functioneel uitleggen waar een vergadering over ging, maar kan zich niet inleven in een collega die bang is om als zeurkous gezien te worden. Om dit ter sprake te brengen, heb je altijd een mens nodig. Maar het zijn ook twee kanten van dezelfde medaille: een goed begeleide vergadering wordt alleen maar beter samengevat door een AI.

AI tool in de werkomgeving, een paar tips

AI is een krachtige tool die jouw team kan helpen om slimmer en efficiënter te werken. Maar vergeet niet dat menselijk leiderschap en soft skills de onmisbare ingrediënten zijn voor een succesvol team in het AI-tijdperk. Door AI in de werkplek strategisch in te zetten en je te focussen op de menselijke kant van het werk, creëer je de organisatie en teams die klaar zijn voor de toekomst.

Om ervoor te zorgen dat AI een positieve impact heeft op je team, is het belangrijk om het zorgvuldig te gebruiken. Hier zijn een paar tips:

1. Betrek je team bij de implementatie van AI tools

Bespreek met je teamleden welke voordelen je wilt behalen met AI. Wanneer zetten jullie het wel en niet in? Hoe gaat het jullie werk beïnvloeden? Hoe zit het met bedrijfsgevoelige informatie? Bespreek daarbij de harde kant (taken, processen, randzaken) én de zachte kant (samenwerking, duiding, open communicatie). Een bonustip: leg dit vast in een ‘AI Code of Conduct’, dat ten allen tijde beschikbaar is voor collega’s.

2. Geef je teamleden de mogelijkheid om te leren over AI

Er zijn tal van online en offline trainingen beschikbaar over AI. Dus als jullie je AI assistent hebben gekozen, zorg dan dat je medewerkers de tool en functionaliteiten als hun broekzak kennen. Daarbij is een crash course in ‘prompting’ altijd een goed idee. Hoewel je met AI heel wat rekenkracht tot je beschikking hebt, kan een tool niet ruiken wat je bedoelt met de meest minimale opdracht.

3. Gebruik AI om de menselijke kant van werk te versterken

AI helpt je om te analyseren en patronen te herkennen. Kijk kritisch naar deze informatie (met in je achterhoofd wat AI wel maar vooral dus ook niet kan) om tot nieuwe inzichten te komen. Combineer de inzichten met krachtige facilitatietactieken of leiderschapsprincipes en je hebt een ijzersterke basis om je teamleden te coachen, feedback te geven en een gezamenlijke visie te ontwikkelen.

Elke dag een beetje beter

Met deze inzichten op zak merk jij vandaag nog het verschil dat AI op de werkvloer kan maken. Wil je meer leren over facilitatie? Onze Agile Team Facilitator training is zowel klassikaal als incompany beschikbaar. Of ben je op zoek naar leiderschapsstijlen? Lees meer over de training Professional Agile Leadership.

Voor dit artikel hebben we generatieve AI ingezet 🦾.