Mastery meets mega trailer 

De theater technici springen van de klep af, die tergend langzaam omhoog zoemt. Als het diepe geluid van het verankeren van de klep klinkt, vallen alle blikken op de collega die de telefoon vasthoudt. “En? Wat is de tijd?” Hij kijkt schuin omhoog, rekent en zegt blij: “1 uur en 49 minuten, 22 seconden! Dat is 2 minuten en 16 seconden sneller dan de snelste tijd tot nu toe!” De jongens juichen, high fiven, en de koude biertjes worden over gegooid. Met een ferme klap achterop de mega trailer, de grote vrachtwagen waarin alle decor stukken en alle techniek voor een voorstelling zit, groeten ze de chauffeur, die alvast de nacht in rijdt. Die zien ze morgenochtend weer, ergens op de laad en los van een één of ander theater in Nederland.

Tevreden en moe zakken ze achterover in de bank van de artiestenfoyer, voeten omhoog. Het is al ruim na middernacht, nog één rondje sterke verhalen en dan rijden ze snel met het kleine busje naar Amsterdam terug. Want morgen is het weer vroeg dag. Dan begint de hele riedel weer van voren af aan: eerst een koffietje met de technici van het huis, zoals de theaters genoemd worden waar je te gast bent als voorstelling, daarna samen uitladen, opbouwen, lampen stellen. Tegen het einde van de middag komen de acteurs. Dan begint het gekakel, samen eten, zenderen, soundcheck, zaal open, aanvang, voorstelling, applaus, zaal leeg, afbouwen.

Deze technische mannen maken hele lange zware dagen. Elke dag diezelfde mega-trailer uitladen en na de voorstelling weer inladen. Om het leuk te houden zetten ze aan het begin van de tournee een streeftijd vast, die ze door de tour heen proberen te breken. Elke nacht proberen ze efficiënter en effectiever de spullen van het podium af te halen en in de vrachtwagen in te bouwen. De allereerste avond kijken ze hoe lang het duurt. “Ok jongens, eerste keer laden is 1 uur, 32 minuten en 56 seconden. Wie biedt, welke tijd zetten we? “Oh daar gaat mákkelijk nog een uur af” bluft er een, “Kijken of we onder de 1 uur gaan halen!” hoopt een ander. Na wat heen en weer geroep wordt de gezamenlijke streef tijd: 0.55.00, op de binnenkant van de trailer geschreven, naast de datum van deze eerste avond. Soms lijkt het die eerste avond wel alsof er expres wat langzamer gewerkt wordt, zodat er later meer winst te halen valt. Elke avond komt er een tijd bij en elke keer wordt er na afloop kort na gepraat door het team over wat er handiger en sneller kan en wie dus morgen wat doet. Er is geen leider die een plan uitdenkt, samen zoeken ze naar mogelijke manieren om te versnellen. De stagiair oppert: “is het misschien beter om dat grote lange stuk eerst te doen en dan die onhandige ton daaroverheen te schuiven?” De rest knikt instemmend. “Goed punt, laten we dat morgen proberen, kijken of het sneller is.”

De eerste avond gaat de klep van de trailer nog maar nét dicht. Maar na een paar weken zie je daar langzaam vrije centimeters ontstaan. Net zolang tot iemands fiets er nog bij past. Makkelijk!

De avond dat de streef tijd wordt verbroken is het feest: de foto met alle tijden erop wordt rond geappt naar alle andere collega’s, die natuurlijk duimen en pluimen terug appen. Het bleef die nacht nog lang onrustig in Rosmalen, Dordrecht, Groningen, of waar dat dan ook was. Morgen weer, kijken of we nog meer kunnen versnellen.

ps. Deze blog heb ik geschreven omdat ik vanuit het theater de overstap heb gemaakt naar werken als Agile coach en zoveel paralellen zie tussen de twee vak gebieden. Deze deel ik graag met jullie. Mocht je feedback hebben op deze blog, let me know! Leuk! Enne.. daar kan de blog alleen maar beter van worden ;-) 


Scrum in mijn eigen huis: Sprint 1

All right, tijd om aan de slag te gaan! Maar waarmee te beginnen? Omdat ik jullie niet wil onderdompelen in een veelheid aan scrumtermen (of ‘Buzzword Bingo’, zoals laatst iemand tegen me zei) zal ik me in deze editie van de blog beperken tot vijf zaken: de sprint, de product backlog, de sprint planning, sprint backlog en de sprint review. En het belangrijkste van alles: ik wil natuurlijk het resultaat delen van mijn eerste klus! Daar gaan we.

De sprint

Sprints? Usain Bolt! Yes, gaan we! Hoooooo, ruustaaaagh: eerst even uitleggen. Bij scrum is het realiseren van je product of project opgedeeld in korte periodes van een vaste duur: een sprint. Een sprint is minimaal 1 week en nooit langer dan 4 weken. Elke sprint kijk ik samen met mijn product owner (PO) Janneke naar de sprintresultaten en stuur waar nodig bij. Ik kies in mijn project voor een twee-weekse sprint, met name omdat een blog schrijven nou eenmaal behoorlijk wat tijd kost en ik dat bij een 1-weekse sprint iedere week moet doen. Het lijkt me ook handig om de sprint van zondag tot zondag te laten lopen. Door de weeks lopen de PO en ik elkaar nog wel eens mis, in het weekend zijn we vaak rustig(er) thuis. We hebben dan de tijd om het resultaat van het werk te inspecteren en een nieuw plan te maken voor de volgende sprint.

De product backlog

Voordat we aan de slag kunnen moeten we natuurlijk weten wat er allemaal moet gebeuren. Ik heb een lijst nodig met zaken die mijn product owner gedaan wil hebben. In scrum noemen we dit de product backlog. Het is een lijst met alle wensen, eisen, oplossingen of verbeteringen die je zou willen realiseren voor je product. Bij ons is het product ons huis, en de lijst is dus de lijst met de verbeteringen die we hieraan gaan aanbrengen. Bij mij zag deze er bij aanvang van sprint 1 zo uit:

Zoals je ziet is het niet meer dan een lijstje met stickies die in een paar steekwoorden de klus beschrijven. De stickies (dat is een ander woord voor post-its) hangen van boven naar beneden op basis van het belang dat Janneke eraan hecht. Het handige van stickies is dat je makkelijk kunt spelen met de volgorde. Bovenaan de product backlog staat het maken van de scrum artefacten: voorwerpen die we nodig hebben om goed te kunnen scrummen. Ik kom hierop terug in mijn volgende blog. Als tweede item op de product backlog zie je mijn eerste echte huisverbeterklus: het opruimen van ons trappenhuis. Deze staat bovenaan omdat hij direct de meeste waarde oplevert: elke keer dat we ons huis in en uit gaan, dus meerdere keren per dag, worden we geconfronteerd met de puinhoop die het nu is. Opruimen ervan levert ons direct een hoop rust, en dus waarde, op.

De sprint planning en sprint backlog

Iedere sprint begint altijd met een sprint planning. In de sprint planning doe ik precies wat de naam aangeeft: het inplannen van het werk in mijn sprint. Er zijn twee vragen waar ik antwoord op moet geven: welke items van de product backlog ga ik doen en hoe ga ik ze uitvoeren?

In 2 weken tijd denk ik dat het realistisch is om mijn artefacten op te stellen en beneden de rommel onder de trap op te ruimen. Ik werk de geselecteerde stickies van de Product Backlog uit in kleinere taakjes die ik makkelijk op kan pakken. Bijvoorbeeld: voor het opruimen van het trappenhuis moet ik de oude plastic bak weggooien en de nieuwe vullen met spullen. Het lijkt mij ook zinvol er een foto van te nemen om hier te laten zien en ik moet er ook nog een stukje over schrijven.

Aan het einde van de sprint planning heb ik voor de twee geselecteerde product backlog items de taken overzichtelijk uitgewerkt: samen vormen twee backlog items (wat) en taken (hoe) de sprint backlog voor de komende twee weken, wat er dan zo uit ziet:

De Eerste Klus

Dan natuurlijk aan de slag! De scrum artefacten zal ik zoals gezegd uitgebreider behandelen in mijn volgende blog. Door dus naar de eerste klus: het opruimen van onze entree. Uitvoering blijkt een eitje: mijn geliefde blijkt een nieuwe grotere metalen bak te hebben besteld voor de verkleedkleren van de mannen. De oude verkleedklerenbak (ook metaal) kunnen we dus gebruiken voor het speelgoed beneden. Bak omwisselen, naar beneden verplaatsen, spullen erin, oude plasticstukken weg en klaar! Het resultaat? Hier:

De sprint review

Waarschijnlijk denken jullie bij bovenstaande foto ongeveer hetzelfde als Janneke (mijn PO) toen ze het resultaat van mijn werk kwam bekijken in de sprint seview: dit is natuurlijk nauwelijks beter dan het begin… Ok, het kleine spul, zoals nerf-guns en talloze pijltjes, ligt niet meer overal, maar verder kunnen we niet echt stellen dat het er nou netjes opgeruimd uitziet. De stakeholders (mijn 2 zoons) kunnen daarnaast ook helemaal niet makkelijk bij hun nieuwe bak, dus zijn ook niet tevreden. Van je familie moet je het hebben.

Wat blijkt tijdens de sprint review: bij uitvoer van de klus hebben we geen rekening gehouden met de grote spullen die niet in de bak passen. Bij de review hebben we dus nu geleerd dat we daar iets voor moeten bedenken. Dit is precies het doel van de Sprint Review: feedback genereren op het sprintresultaat. De feedback gebruiken we nu als input voor onze product backlog. We maken een nieuwe backlog item genaamd “Opbergmogelijkheid voor steps, bobby car en hoover board”. Janneke hangt deze bovenaan de, dus we nemen ‘m direct mee in sprint 2. De resultaten hiervan laat ik jullie zien in mijn volgende blog!

Willen jullie meer weten over dit project of hebben jullie vragen over scrum? Mail me: timo@epciagility.nl

Ps. Kleine sneak peak naar het uiteindelijke eindresultaat van de hal:

Best ok toch? Tot over een paar weken!


Scrum in mijn eigen huis: Project Home Improvement Backlog

Afgelopen week stapte ik mijn huis binnen en moest ik achtereenvolgens een skateboard, een stepje, onderstel van onze kinderwagen en een tennisracket aan de kant schuiven voor ik mijn weg kon vervolgen richting de trap. Onze oudste zoon had de middag aangegrepen voor een nerf-gungevecht met de buurjongen en dit wapentuig lag onderop een vormeloze stapel met spullen onder de trap. Er was ooit een plastic bak, maar die heeft het na meerdere bovenhandse worpen met een stuntstep begeven.

Het is tijd om de handen uit de mouwen te steken! In de keuken brandt ook nog een knipperende lamp en iedere keer als ik de trap op ga, word ik geconfronteerd met drie missende spijlen die onze jongste zoon met militaire precisie uit de leuning heeft gewurmd. Bij het bespreken van mijn handen-uit-de-mouwen-voornemen blijkt  ’s avonds dat mijn geliefde ook nog wel een wensenlijstje heeft. Een lange lijst met wensen, weinig tijd en weinig geld: ik besluit dit op te lossen met het framework dat hier de beste oplossing voor biedt: scrum.

Practice what you preach

Practice what you preach. Daar houden we van bij Epic Agility. Uiteraard zijn we zo overtuigd van de methodes die we bij onze klanten toepassen dat we er ook zelf mee werken in ons bedrijf. En we zelfs, zoals nu, ons persoonlijke leven er een boost mee geven. Ik kies voor scrum voor 2 redenen: tijdsgebondenheid en budgetgebondenheid. Huizen zijn in mijn ervaring net als boten of een schilderij: als je er mee bezig bent, blijkt er altijd meer om te doen. Dingen kunnen altijd nog beter en mooier. Ik hou daarnaast ook graag nog wat tijd over voor mijn vriendin, kinderen en de paar levensdoelen die er zijn: een 3e vreemde taal leren gebeurt niet zomaar.

De komende 6 weken gaan we daarom met scrum aan de slag om dit varkentje te wassen. Gedurende de loop van het project zal ik zoveel mogelijk gebruik maken van de artefacten, rollen en events uit het scrumframework. Geïnteresseerde lezers die nog niet bekend zijn met scrum kunnen zo kennismaken met haar basisconcepten en zijn direct getuige van toepassing in de praktijk.

Eh, scrum?

Nog even de ultrakorte samenvatting: Scrum is een manier van samenwerken voor het ontwikkelen, opleveren en onderhouden van complexe producten. Zoals bijvoorbeeld een huis. De  bedoeling is dat je samenwerkt in een scrum team. Zoals je kan lezen in de scrumguide (http://www.scrumguides.org/docs/scrumguide/v2017/2017-Scrum-Guide-US.pdf) bestaat een scrumteam uit een 3 verschillende rollen: de Product Owner, de Scrum Master en het Development Team.

De Product Owner is zoals het woord eigenlijk al aangeeft degene die verantwoordelijk is, of ‘eigenaar’ is, van het product. Hij of zij heeft een sterke visie over het product en staat in goed contact met alle mensen die iets met product willen of verwachten, de zgn. stakeholders. Zijn of haar belangrijkste taak is om gedurende iedere korte werkcyclus (sprint) datgene uit te (laten) voeren wat op dat moment de meeste waarde oplevert.

De Scrum Master is verantwoordelijk voor gebruiken en promoten van scrum, zoals gedefinieerd in de scrum guide. Hij of zij ziet er op toe dat de events en rollen worden ingevuld zoals ze zijn bedoeld en dat de obstakels (impediments) die optreden tijdens het uitvoeren van het werk opgelost worden. Daarnaast zorgt hij/zij ervoor dat het team zo zelforganiserend en cross-functioneel mogelijk wordt.

Het Development Team is verantwoordelijk voor het creëren van het product. Zij zijn de daadwerkelijke makers ervan en verantwoordelijk voor de kwaliteit. Development Teams, en in bredere zin ook Scrum Teams, zijn zelforganiserend en cross-functioneel. Dit wil zeggen dat ze alle vaardigheden en kennis in huis hebben om zelfstandig te opereren. In de ideale situatie bestaat dit team niet uit minder dan drie of meer dan negen mensen.

Meet the team

  

Het scrumteam zal de komende 6 weken bestaan uit de leden van ons gezin:

Mijn vriendin Janneke zal de rol van Product Owner op zich nemen. Kwestie van wel of geen smaak hebben: ik heb het niet, Janneke gelukkig wel. Ik ervaar ons huis als een erg prettig ingerichte leefomgeving. Wat betreft het maximaliseren van waarde weet ik dus zeker dat het goed komt.

Ik zelf zal de rol van Scrum Master vervullen. Daarnaast ben ik in mijn eentje het gehele Development Team. Dit is minder dan de minimumgrootte van het team (3 personen), maar mijn zoons blijven me aankijken alsof ik van de maan kom als ik vraag of ze willen helpen.

Ze hebben echter wel een andere belangrijke taak als stakeholders. Boven onze kat, een paar incidentele muizen en over een paar weken een pup, zijn zij de belangrijkste gebruikers van het huis. Zo zullen ze (positief) kritisch zijn op bijvoorbeeld de inrichting van een bak met nerf-guns en vinden ze het ook belangrijk dat ik niet te veel tijd kwijt ben met m’n sprints omdat we anders niet naar het zwembad kunnen. Zaak dus om hun wensen goed in kaart te brengen en ze tevreden te houden.

Komende week start ik met sprint 1. Je hoort wel eens dat teams gebruik maken van een sprint 0, waarin ze de tijd nemen om een goede backlog op te bouwen en bijvoorbeeld de sprintmeetings te plannen. Dat vind ik zonde. Het formeren en refinen van de backlog nemen we mee als aparte items en als we daarnaast alvast iets kunnen doen: des te beter! Huh? Backlog? Refinen? Juist, als dit de reactie is die ik bij je oproep, nodig ik je vooral uit om mijn volgende blog te lezen. Naast dat je dan het resultaat zult zien van mijn eerste inspanningen, komen deze termen ook langs met een nadere uitleg. Stay tuned!