Kanban is inmiddels geen onbekende term meer. Waar het al duidelijk was dat je Kanban kunt doen op een whiteboard met Post-Its, is dat in tijden van hybride werken wellicht niet de meest voor de handliggende keuze. Gelukkig kun je ook kiezen om een digitaal Kanban-systeem te gebruiken; een must om efficiënt en effectief samen te werken. Kanban-trainer Rob van Wees geeft 5 tips voor goede Kanban-software. En yes, er zitten genoeg gratis opties bij, zodat je rustig kunt proberen en vergelijken.

Waar moet goede Kanban-software voldoen?

Wat voor de een werkt, werkt voor de ander misschien niet. Maar voor Kanban geldt dat een goed systeem toch minimaal aan de volgende aspecten moet voldoen:

• visualiseren van je werk én werkproces
• limiteren van WIP (Work In Progress)
• managen van de flow van werk

Dat betekent dat je bij het selecteren van een systeem, zeker deze functies nodig hebt:

• vrij aanpasbare indeling van kolommen en horizontale banen (swimlanes)
• instelbare WIP-limieten
• vrij instelbare kleuren voor kaartjes
• rapportages over doorlooptijden van werk

En afhankelijk van voorkeur, het liefst ook (een paar) van deze functionaliteiten:

• zelf aanpasbare templates voor kaartjes
• kaartjes kunnen toewijzen aan teamleden
• sub-taken op kaartjes kunnen aanmaken
• bewerkingsgeschiedenis per kaartje
• relaties tussen kaartjes kunnen vastleggen
• attachments toevoegen
• blockers
• zelf instelbare labels aan kaartjes kunnen hangen

Top 5 Kanban software

Om het overzichtelijk te maken, heeft Rob een top 5 Kanban software samengesteld op basis van bovenstaande criteria, persoonlijke positieve ervaringen én het feit dat 4 van de 5 tools een gratis versie bieden. Beginnen met digitale Kanban werpt zo in ieder geval geen kosten-drempel op.

1. Kanbanize

Website : kanbanize.com
Gratis versie? : Nee, wel een free trial periode

Kanbanize is met afstand de allerbeste Kanban software die je kunt vinden. Dat vind ik niet alleen, dat vinden de respondenten van het eerste “Annual State of Kanban Report” ook.

Kanbanize is rijk aan krachtige functies die bijna allemaal intuïtief werken. Je kunt er je persoonlijke Kanban in doen maar deze software is krachtig genoeg om hele organisaties hun werk over meerdere afdelingen en teams te laten managen. Borden kunnen aan elkaar gekoppeld worden en kaartjes kunnen gerelateerd zijn aan andere kaartjes, bijv. in een ouder-kind relatie. Het is heel eenvoudig om een groot project dat door meerdere teams wordt uitgevoerd visueel te maken en de voortgang live te volgen.

Wil je na de gratis proeftijd verder werken met Kanbanize dan kost het je $ 149 per maand voor 15 gebruikers. Die 15 gebruikers is het laagste aantal gebruikers dat je kunt kiezen.

2. SwiftKanban

Website : www.digite.com/swiftkanban/
Gratis versie? : Ja
Wat is gratis? : Team versie – 10 gebruikers, 3 borden  

SwiftKanban bestaat al 10 jaar en is lange tijd de enige software geweest die door de Kanban University werd gesteund. Inmiddels is Kanbanize erbij gekomen; Rob’s nummer 1. Dat neemt niet weg dat SwiftKanban nog steeds een fantastisch stuk software is dat zijn sporen ruimschoots heeft verdiend.  

Net als Kanbanize is SwiftKanban inzetbaar vanaf persoonlijk niveau tot aan teams, afdelingen en enterprise portfolio niveau. Naast Kanban ondersteunt het ook Scrum en  Scrumban. Ook kun je in SwiftKanban zogenaamde Story Maps maken, zodat je grote brokken werk (projecten, initiatieven, Epics) kunt opdelen in kleinere eenheden zoals features, User Stories en taken die je verdeelt over releases.   

Als je niet voldoende hebt aan de gratis Team versie, dan kun je voor $7 per gebruiker per maand upgraden naar 50 gebruikers en 20 borden met meer geavanceerde functies.

3. KanbanFlow

Website : kanbanflow.com
Gratis versie? : Ja
Wat is gratis? : ongelimiteerde borden en gebruiker

KanbanFlow heeft als voordeel boven KanbanTool dat je gratis ongelimiteerde borden en gebruikers kunt toevoegen. Daar staat wel tegenover dat deze gratis versie iets minder uitgebreide functionaliteiten levert dan de gratis versie van KanbanTool. Desalniettemin is de gratis versie van KanbanFlow echt een heel fijn stuk software waarin je o.a. WIP limits, sub-taken, filters, herhalende taken en een Pomodoro timer krijgt.   

Ieder kaartje op je bord heeft bovendien een eigen unieke URL. Dat is superhandig, omdat je zo links kunt maken naar individuele kaartjes. De vormgeving en het gebruik van kleur in KanbanFlow is ook erg prettig.  

Als je meer functionaliteiten wil, dan kost KanbanFlow $5 per gebruiker per maand.

4. KanbanTool

Website : kanbantool.com
Gratis versie? : Ja
Wat is gratis? : 2 borden, 2 gebruikers

Deze software heeft een heleboel functionaliteiten in de gratis versie beschikbaar: swimlanes, herhalende taken, metrieken, kaart-types, zelf-definieerbare kaart-templates, power-ups enzovoort. Meer functionaliteit dan KanbanFlow.  

KanbanTool is met de gratis versie meer dan goed genoeg voor personal Kanban. De grootste beperking in de gratis versie zit in het feit dat je daarin maar twee borden kunt aanmaken met maximaal twee gebruikers.  

Als  je meer borden, gebruikers en functionaliteiten wil, dan kost KanbanTool €5 per gebruiker per maand. Het aantal borden en gebruikers is dan ongelimiteerd.

5. Taggle

Website : taggle.so
Gratis versie? : Ja
Wat is gratis? : 500 borden, ongelimiteerde gebruikers

Als relatieve nieuwkomer is Taggle absoluut interessant genoeg om hier te noemen. In Taggke krijg je een gratis versie die 500 borden(!) en een ongelimiteerd aantal gebruikers ondersteunt. Dat is erg gul!  

De tool voelt aan als een digitaal whiteboard zoals bijvoorbeeld Miro of Mural, maar voegt daar o.a. WIP-limieten, blockers en metrieken aan toe.

Verwacht geen waanzinnig geavanceerde functionaliteiten, maar de basics zitten erin en met een beetje slim tekenwerk kun je toch aardig geavanceerde borden ontwerpen!

Vergelijkingstabel