5 tips om je workload te balanceren (en waarom Getting Things Done® jouw nieuwe favoriete methode is)

door | mrt 19, 2024

Wie heeft er niet het gevoel dat je steeds meer te doen hebt, maar dat je altijd te weinig tijd hebt? Het lijkt alsof onze to-do lijsten elke dag en met elk project en elke baan langer worden, terwijl de tijd die we hebben om ze af te handelen eigenlijk constant blijft. Nu helpen sessies zoals een Sprint Retro of Sprint Planning wel om dit in steeds betere banen te leiden, maar dat is op teamniveau. En een team is maar zo sterk als elk individu. Dus hoe help je als Scrum Master of Agile Coach dan je teamleden individueel om hun workload te balanceren?

Doe je er niks mee, dan krijgen je teamleden onvermijdelijk te maken met een onbalans die niet alleen hun productiviteit beïnvloedt, maar ook het werkgeluk. Dus wat kun je aanpassen aan de dagelijkse routine om de bijdrage van elk teamlid zo impactvol mogelijk te maken? Om de regie weer terug te pakken over productiviteit? Om je teamlid zich weer lekker te laten voelen over het werk dat hij wél heeft gedaan? Dat is waar de Getting Things Done® methode bij helpt!

Een dag in het leven van

Zet jezelf in de schoenen van je teamlid: je hebt je dag zo gepland dat je drie grote taken, drie taken van 30 minuten, en een paar kleine taken van 5-10 minuten wilt afmaken. Ondanks je inspanningen stapelen de taken van 30 minuten zich op omdat deze nooit bovenaan je lijst komen te staan. Dit scenario is niet onbekend, het is een reflectie van de strijd die velen van ons dagelijks meemaken. Maar hoe beheers je deze uitdaging effectief?

Getting Things Done® als methode voor Agile teams

‘Hé, daar is toch een boek over?’ Ja, dat klopt! Wat begon als een bestseller van David Allen, is inmiddels uitgegroeid tot een methodiek en mindset. GTD is een holistische aanpak van werkefficiëntie die vooral nuttig is in de snel veranderende omgeving waar moderne professionals zoals jouw teamleden zich in bevinden.

Met de GTD-methode creëer je betrouwbare systemen die helpen bij het vastleggen, verhelderen en organiseren van alle taken die je aandacht vragen. Door die taken te verzamelen op een betrouwbare plek, ruim je als het ware je hoofd op en kun je je beter concentreren op het werk dat voor je ligt zonder afgeleid te worden door onafgemaakte zaken. Daar bestaan een aantal vaste stappen voor, zoals we je die ook leren in onze Getting Things Done® Level 1 training.

Door elk teamlid aan te moedigen alles te externaliseren wat moet gebeuren – van grote projecten tot de kleinste taken – en vervolgens duidelijk te maken wat de volgende actiestap is, krijgen je teamleden het gevoel dat ze meer in controle zijn over hun workflow en zullen daarmee zelfverzekerder hun werk doen.

GTD tips voor Agile Teams

5 concrete tips uit de GTD-methode

Zelforganisatie is een groot goed in de Agile wereld, en het is een principe dat goed samenvalt met de aanpak in Getting Things Done®. Waar begin je als je je teamleden wegwijs wilt maken in de wereld van GTD? Met deze 5 tips uit de praktijk kunnen zij vandaag al het verschil ervaren.

1. Hou een inventaris van taken bij

De meeste professionals houden deze lijst bij in hun hoofd, dat kan natuurlijk beter! Schrijf alle taken, afspraken en details digitaal of op een lijst op, zodat je ze ergens kunt zien en beheren. Idealiter zet je hier ook taken bij die onderdeel zijn van je user stories of DoD’s, net als je e-mails lezen en beantwoorden. Dit is de basis van de Getting Things Done® methode en gaat je helpen om te beoordelen wat prioriteit heeft en – misschien belangrijker nog – vrede te hebben met wat je niet doet, simpelweg omdat je weet dat het geborgd is.

2. Bekijk eerst de juiste dingen (en dat is niet je inbox)

Voordat je jezelf verliest in je inbox of chatberichten, kijk eerst naar je agenda en takenlijsten. Zo bepaal je met een frisse blik wat je belangrijk vindt – en wat niet. Je vermijdt ook meteen dat je wordt meegesleept in het meest recente verzoek, wat heel urgent kan voelen als je het ziet binnenkomen, maar waarvan jij diep van binnen ook wel weet: dat kan echt nog wel even wachten. Waarschijnlijk zijn je taken van 30 minuten belangrijker dan die van 5 minuten.

3. Sluit je af voor nieuw werk of ‘luide’ verzoeken

Vanuit de GTD-methode weten we dat we de neiging hebben om meteen het werk op te pakken dat we net hebben binnengekregen of waar een collega met veel bombarie om heeft gevraagd. Maar omdat het urgent lijkt, hoeft het nog geen prioriteit te krijgen en voor te gaan op jouw 30 minuten-taken. Zet notificaties uit en doe je kantoordeur dicht als je met langere taken bezig bent. Dat helpt je om minder te switchen tussen werkzaamheden en heb je minder tijd nodig om iets op te leveren.

4. Plan tijd voor verrassingen

Natuurlijk komen er dringende (maar dan echt dringende) en onverwachte taken op je bord te liggen. Ongepland werk hoort er nu eenmaal bij in een Agile team. Dus waarom zou je hier dan geen tijd voor plannen? Reserveer een half uur of uur per dag in je agenda om te reageren op nieuw werk en luide verzoeken, maar let erop dat je niet buiten die tijden reageert. Ook hier beperk je de tijd dat je dan tussen taken switcht.

5. Voer het cruciale gesprek

Voor alles waar je ‘ja’ op zegt in je werk, heb je drie keuzes volgens de GTD-methode: je doet het, je doet het niet, of je herziet wat je hebt toegezegd. Als je merkt dat je ondanks alles nog steeds de juiste taken niet op tijd af hebt, dan is het tijd om daar een goed gesprek over te voeren met je stakeholders. Niemand krijgt namelijk alles, maar dan ook echt alles, op tijd gedaan. Elk teamlid heeft meer werk liggen dan dat diegene kan afronden, maar daarom kun je je er nog wel goed onder voelen omdat je weet dat je dat werk niet bent vergeten en er heus nog een andere dag komt om het op te leveren.

Elke dag een beetje beter

Met deze 5 tips op zak coach jij vandaag nog je Agile teams volgens de Getting Things Done® methode. Wil je meer van dit soort handige tips en tactieken leren? Onze GTD training is zowel klassikaal als incompany beschikbaar. Of ben je op zoek naar gespreksvaardigheden om aan te spreken op verantwoordelijkheid? Lees meer over de communicatietraining ‘Crucial Conversations® voor aanspreken op verantwoordelijkheid‘.

Geschreven door

Epic Agility