Hoe kan je als Scrum Master de betrokkenheid van je team vergroten?
De meest voorkomende klacht onder Scrum teams is: “Waarom zijn er zoveel events binnen Scrum?” of “Moet ik echt aan deze sessie mee doen?” Wat wij vaak terughoren binnen teams is dat zij het gevoel hebben dat de sessies niet altijd effectief zijn, dat ze het resultaat niet bereiken of dat er niets is afgesproken. Gebrek aan kennis over deze events is een belangrijke factor dat ervoor zorgt dat mensen er niet in geïnteresseerd zijn. Het zou je verbazen over het aantal mensen dat het doel van deze events niet begrijpt!
Als Scrum Master kan je het volgende doen om de betrokkenheid van het team bij de Scrum Events te vergroten:
Teach, Teach, Teach
Scrum Masters moeten vaak de “Teacher” pet dragen. Korte workshops geven (hapklare porties) om mensen het doel, de timebox, de input en de output van de verschillende Scrum Events bij te brengen.
Neem bijvoorbeeld de Sprint Planning:
- Wat is het doel van deze sessie?
- Wat is de timebox?
- Wie moeten er worden uitgenodigd?
- Wat is de rol van elke persoon?
- Wat had het team voor deze meeting moeten voorbereiden?
Voorbereiding van de meeting
Veel vergaderingen zijn niet effectief, omdat de aanwezigen niet zeker weten wat ze moeten voorbereiden of wie er nog meer hadden moeten worden uitgenodigd.
Om als Scrum Master effectieve bijeenkomsten te faciliteren, is het van essentieel belang dat iedereen goed voorbereidt aan de sessie deel kan nemen.
Neem bijvoorbeeld de Sprint Review, dan is het verstandig om als Scrum Master de volgende voorbereiding te treffen:
- De Product Owner controleert of hij / zij alle User Stories heeft geaccepteerd, voordat ze tijdens de Sprint Review aan de stakeholders en gebruikers worden getoond.
- Het Development Team controleert of alle User Stories die gepresenteerd moeten worden ook daadwerkelijk klaar zijn om met het team te worden gedeeld. Dit om te testen of alles naar behoren werkt.
- Zijn de stakeholders allemaal op de hoogte van het doel van de meeting? Begrijpen ze dat deze bijeenkomst bedoeld is om feedback te geven aan het team over wat er wordt opgeleverd en niet om het Development Team te intimideren door vragen te stellen als: “Dat is het? Er zijn maar 3 features ontwikkeld tijdens de hele Sprint?” of “Waarom heb je niet aan deze functie gewerkt, het zou binnen 3 dagen toch klaar zijn?” Door mensen te laten weten wat hun rol in elke vergadering is, kunnen de Scrum Events efficiënter verlopen.
Zet je facilitators hoed op
- Bevestig dat iedereen die essentieel is voor die vergadering aanwezig zal zijn.
- Vermijd tijdverspilling. Zorg dat je voorbereiding on-point is. Niets is zo vervelend als te moeten wachten op de juiste link voor de meeting.
- Definieer duidelijk het resultaat, de agenda en de timebox van de meeting. Alle betrokkenen moeten het ‘waarom’ en ‘wat’ van de vergadering weten.
- Iedereen heeft een stem. Vraag de teamleden (vooral de stille) regelmatig om hun mening / gedachten etc. Zodra ze voelen dat hun ideeën ertoe doen, beginnen de gesprekken te stromen. Dit is een belangrijke factor om de betrokkenheid tijdens de vergadering hoog te houden.
- Geef het team focus door plannen te maken i.p.v. adhoc-werkzaamheden op te pakken. Dit is namelijk een van de redenen waarom mensen hun interesse beginnen te verliezen!
- Creëer een ‘Parking Lot’. Mocht een onderwerp de meeting verstoren, parkeer deze dan en behandel dit op een later moment.
- Als je als Scrum Master de ‘Facilitator’ hoed wil dragen is een van je grootste verantwoordelijkheden om ervoor te zorgen dat iedereen betrokken is tijdens de bijeenkomst. Tip: pas simpele en gemakkelijke technieken toe, zoals ‘Liberating Structures’. Deze eenvoudige tools en technieken houden iedereen betrokken en houden het gesprek gaande.
Doe een Retrospective over je Scrum Events
Verzamel feedback om de verschillende bijeenkomsten die het team heeft bijgewoond tijdens de Sprint te analyseren en om ze aan te passen in de volgende Sprint om ze te verbeteren.
Stel vragen als: “Wat vindt iedereen van de frequentie van onze Backlog Refinement sessies?” of: “Werkt een Daily Scrum om 11 uur voor iedereen?”. Dit laat het team zien dat ze direct betrokken zijn bij de besluitvorming en dat deze gebeurtenissen niet aan hen worden opgelegd. Alleen al het vragen om feedback maakt mensen betrokken, het laat zien dat hun mening ertoe doet of in ieder geval dat de teamleden openstaan om naar elkaar te luisteren!
Naarmate Scrum teams volwassen worden, worden deze bijeenkomsten korter en korter, omdat iedereen in die bijeenkomsten weet waarvoor de bijeenkomsten zijn en welke voorbereiding ze van tevoren moeten doen. Wanneer mensen de waarde van deze verschillende bijeenkomsten beginnen in te zien, neemt de betrokkenheid toe en zul je zien dat teamleden actief aan deze bijeenkomsten deel gaan nemen.
*Bron: Scrum Alliance
