Jouw Scrum Retrospective een succes maken, zo doe je dat - Epic Agility

Jouw Scrum Retrospective een succes maken, zo doe je dat

door | aug 22, 2023

Als Scrum Master is de Sprint Retrospective jouw moment om te shinen! Maar hoe bereid je de sessie voor en wat is jouw inbreng als Scrum Master? In dit artikel vertellen we je niet alleen de waarom, hoe en wat over Retro’s, maar helpen we je ook op weg met onze best practices en voorbeelden van Retro-vormen. Maar voordat we beginnen, laten we eerst de antwoorden op enkele veelgestelde vragen bespreken.

Wat is een Scrum Sprint Retrospective?

Een Scrum Retrospective is een gestructureerde meeting waarin het Scrumteam samenkomt om te reflecteren op het werk dat tijdens de sprint is gedaan. In plaats van zich te richten op productinhoudelijke discussies, concentreert het team zich op de relaties, persoonlijkheden, processen, faciliteiten en tools die van invloed zijn geweest op de sprint. Het doel is om inzicht te krijgen in de sterke punten en uitdagingen, zodat er concrete verbeteracties kunnen worden geformuleerd.

Wat een uitdaging kan zijn is dat er in de meeste teams een taboe zit op feedback geven. Hier komen jouw coachende vaardigheden goed van pas!

Waarom een Scrum Retrospective?

Deze sessie is essentieel in het Scrumproces, want het stelt het team in staat om te reflecteren op de afgelopen sprint en eventuele verbeteringen te identificeren. Het biedt een waardevolle mogelijkheid om successen te vieren en uitdagingen aan te pakken, wat bijdraagt aan het creëren van een cultuur van doorlopende groei en verbetering.

De Sprint Retrospectives vs de Sprint Reviews

Het is belangrijk om een onderscheid te maken tussen een Sprint Retrospective en een Review. Een Sprint Retrospective richt zich op het interne proces en de teamdynamiek, terwijl een Review gericht is op het tonen van de geleverde resultaten aan belanghebbenden. Beide meetings zijn van waarde, maar hebben een andere focus.

De Sprint Retrospectives vs de Sprint Reviews

De Scrum Retrospective organiseren

Wie is erbij

Alle Scrum teamleden horen aanwezig te zijn, ook de Product Owner. Ter voorbereiding van je eerste Scrum Retro is het dus van belang om het hele team te laten weten dat de Scrum Retrospective geen optionele meeting is, maar een essentiële meeting waar iedereen onderdeel van is. Product Owners willen er nog wel eens een handje van hebben op dit moment afwezig te zijn, terwijl zij juist een cruciale schakel vormen in een succesvol Scrum team.

Waar is dat feestje

Zorg voor een prettige ruimte, waarin jullie in een vertrouwde sfeer kunnen samen zijn. Geen giga-grote ruimte waarin je verzuipt, ook geen klein opslaghok. Je kunt ervoor kiezen om de stoelen in een kring te zetten, of tafels aan elkaar te schuiven als je dat prettiger vindt.

Werken jullie online of thuis? Kies dan voor een handige samenwerkingstool zoals Mural of Miro, waar iedereen snel en makkelijk in kan werken tijdens de Sprint Retrospective. Zorg dat je de agenda van je sessie zichtbaar opschrijft.

Een werkvorm kiezen

Hoe wil je je sessie vormgeven? Hierin zijn vele smaken mogelijk. Je kan het zo gek niet bedenken of je kan er een werkvorm van maken: Super Mario, Zombies, Koningsdag, Kerstmis. Laat je fantasie de vrije loop en google er op los! Liever eerst een voorbeeldje zien? Wij hebben onze favoriete Retro’s voor je op een rijtje gezet, zodat je wat inspiratie kunt opdoen over de Scrum Retrospective vragen die voorbij kunnen komen.

Welke werkvorm je ook kiest, zorg ervoor dat je de regels heel duidelijk uit kunt leggen zodat de sessie soepel verloopt.

Varieer regelmatig, verras je team, hou het fris! Elke keer hetzelfde format is misschien wel makkelijk, maar niet uitdagend. Het voordeel van steeds een ander format is dat je steeds vanuit een andere invalshoek naar de afgelopen sprint kijkt en wellicht op andere input komt.

Start van de sessie

Start met een korte check in, om iedereen de gelegenheid te geven om te landen. Daarna is het de bedoeling dat je de actie van de vorige Sprint Retrospective er bij pakt en jullie er samen naar kijken of en hoe dat is opgevolgd.

Daarna leg je de werkvorm die je hebt voorbereid, uit en kan iedereen stickies gaan schrijven.

Verloop van de sessie

1. Check-in.

2. Uitleg van de regels van de door jou gekozen werkvorm.

3. Iedereen formuleert per vraag 1 uitspraak en schrijft die per uitspraak op 1 stickie.

4. Als iedereen klaar is stapt een eerste teamlid naar voren om zijn/haar inbreng te delen met het team.

5. Het is aan jou om op sommige onderwerpen door te vragen, dieper te graven naar welke wens of welk probleem er achter deze observatie zit.

6. Hou een oog op de tijd, iedereen moet aan bod kunnen komen.

7. Schrijf de mogelijke acties op die tijdens de sessie naar boven komen.

8. Als groep kies je de belangrijkste actie van deze Retro, benoem die duidelijk.

9. Spreek af wie de eigenaar van deze actie is? Wat is het gewenste resultaat?

10. Sluit de sessie af, bijvoorbeeld met een duimpje omhoog of omlaag of door in 1 woord te benoemen hoe iedereen de Scrum Retro heeft ervaren.

Hoe lang duurt een Scrum Retrospective?

De duur van een Scrum Retrospective kan variëren, maar over het algemeen duurt deze ongeveer één tot anderhalf uur. Het is belangrijk dat je voldoende tijd neemt om belangrijke zaken te bespreken, maar tegelijkertijd ook efficiënt werkt.

Jouw rol als Scrum Master

Met de Scrum Retro leun je op twee belangrijke stances om succesvol te zijn in Sprint Retrospectives: coachen en faciliteren. Als Scrum Master ben je soms juist degene die soms de vervelende vragen zal moeten stellen, ‘the pink elephant in the room’ zal benoemen. Hier heeft het team uiteindelijk baat bij omdat ze daardoor kunnen groeien.

Neem naast een werkvorm voor de Sprint Retrospective ook een lijst met eigen observaties mee. Je bent onderdeel van het Scrumteam en doet dus gewoon mee aan de Retrospective.

Best practices

Onze Scrum Masters en Agile Coaches hebben al honderden teams begeleid en delen vanuit die ervaring graag hun best practices over Scrum Retrospectives met je:

  • Let op dat de discussie niet afdwaalt naar inhoudelijke punten over het project. Je komt net uit de Review sessie, dus die verleiding is soms moeilijk te weerstaan.
  • Zorg dat iedereen aan bod komt. Geef teamleden de beurt als ze zelf niet goed durven en betrek ze inhoudelijk bij het gesprek.
  • Coach op zelforganiserend en in actie komen. Dus niet: ‘Zij doen dit’ Of: ‘Management wil nooit…’ Maar stel vragen als: ‘Wat zou jij hier aan kunnen doen?’ ‘Welke eerste stap in de goede richting zou jij vandaag al kunnen nemen?’
  • Speel grote organisatievragen die maar terug blijven komen, door naar de juiste leiders in de organisatie. Sommige dingen zijn te groot voor het team om te kunnen veranderen en het is zonde om elke Retro hierop stuk te laten lopen.

Onze favoriete Scrum Retro werkvormen voor starters

Een Scrum Retrospective kun je zo creatief maken als je zelf wilt. Hieronder hebben we onze favorieten voor je op een rijtje gezet, van eenvoudig toe te passen tot complexere werkvormen voor meer volwassen teams. Per werkvorm hebben we de Scrum Retrospective vragen erbij gezet.

Starten, Stoppen, Meer, Minder

  • Waar willen we meer van zien?
  • Waar willen we minder van zien?
  • Waar willen we mee starten?
  • Waar willen we mee stoppen?

De zeilboot

  • Wat is het doel van de komende Sprint?
  • Wat zijn de risico’s?
  • Waar gaat het ons voor de wind?
  • Welk anker remt ons af?

De raket

  • Wat heeft ons vooruit geholpen in de afgelopen sprint?
  • Wat heeft ons tegengehouden/vertraagd?
  • Hoe voelen we ons over de sprint?
  • Welke richting willen we volgende sprint op?

De Super Mario

  • Welk level was deze sprint?
  • Wie of wat was onze mushroom?
  • Welke goomba speelde ons parten?
  • Welke coin (kans) zien ons liggen?
  • Waar moeten we induiken (actie ondernemen) volgende sprint?

Elke dag een beetje beter

De Scrum Retro kan een sessie zijn waar teamleden nog wel eens over zeggen: ‘Alweer? Kunnen we die niet overslaan?’ Laat je niet verleiden om hem af te zeggen, deze negativiteit is jouw signaal dat de kwaliteit van de sessie omhoog moet!

Als je elke Retro een verrassende nieuwe werkvorm presenteert en goed adequaat doorvraagt, strak blijft op hoe de acties worden opgevolgd, dan kan de Retrospective zomaar de waardevolste meeting van de sprint worden waarover teamleden zeggen: ‘Yes! Lekker, we hebben een Retro!’

Sta je al te popelen om je volgende Retro te faciliteren? Bekijk dan ook eens onze handige Sprint Retrospective Checklist.

Je verder ontwikkelen als Scrum Master of Facilitator? Dan hebben we ook een aantal interessante gecertificeerde trainingen voor je:

 

Geschreven door

Jona Rens

Jona Rens is Agile Team Coach en trainer met ruim 15 jaar ervaring in de theaterwereld en 5 jaar ervaring in Agile coaching. Beide werelden brengt zij samen in hetgeen dat ze het liefste doet: training geven. Bij Epic Agility werkt Jona hard om officieel Certified Scrum Trainer te worden.