Het Kanban bord: flow boven to-do lijstjes

door | jan 16, 2024

To do, doing, done. Werk je Agile, dan heb je deze termen ongetwijfeld ergens in je (digitale) kantoor hangen. We durven zelfs wel te wedden dat dit ergens bovenaan een bord met teamwerk, taken of user stories prijkt en dat je als Scrum Master, Agile Coach of Team Coach weet dat een dergelijk bord uit de Kanban methode komt. Maar wat weinigen weten, is dat Kanban zoveel meer is dan een simpel to-do lijstje of statusbord. Het is een mindset, een raamwerk, een instrument dat zowel voor individuen als teams nuttig is. Maar wat houdt Kanban precies in en waarom zou je deze methode gebruiken?

Wat is Kanban nou eigenlijk?

Kanban is – net als Scrum, SAFe en Lean – een Agile methode. Het woord ‘Kanban’ zelf betekent ‘signaal kaart’ in het Japans, een verwijzing naar hoe de methode werkt.

Oorspronkelijk stamt Kanban af van de Lean-productiemethode en werd het ontwikkeld door Toyota als een schema- en logistiek beheersysteem om de productie-efficiëntie te verbeteren. Inmiddels zien we dat afdelingen zoals klantenservice, finance en marketing deze methodiek ook steeds meer gebruiken, vanwege het taakgerichte karakter en de focus op flow en proces. Sterker nog, je zou zelfs je taken thuis met Kanban kunnen visualiseren.

Als methode gaat Kanban over flow: hoe breng je een workflow of proces in beeld, zodat je werk en productiviteit gestroomlijnd wordt terwijl je effectief en flexibel werkt. Poeh, dat is een mondvol. Daarom leggen we het stap voor stap aan je uit.

Van Kanban methode naar Kanban bord

Geen Kanban systeem kan zonder Kanban bord. Dit is een visueel hulpmiddel dat werk en workflows weergeeft om werk-in-uitvoering (WIP of ‘Doing’) te beheren. Kanban kaarten, die individuele taken vertegenwoordigen, bewegen door verschillende fasen op het Kanban bord om de voortgang van het werk te tonen.

Voor wie is het Kanban bord bedoeld?

Kanban is er voor iedereen die op zoek is naar een effectieve en flexibele manier om hun werkprocessen te verbeteren en te stroomlijnen. Van Scrum Masters, Product Owners en Agile teams tot aan creatieve professionals en projectmanagers – Kanban kan waardevol zijn voor verschillende rollen en vakgebieden.

Het grote voordeel van Kanban is dat het een visuele methode is die eenvoudig te begrijpen en te implementeren is. Dit zorgt ervoor dat zowel kleine als grote teams sneller aan de slag kunnen en zich beter kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden.

Als je merkt dat je plannen vaak in de war raken of je je overweldigd voelt door je takenlijst, dan kan Kanban jou en je team helpen. Met Kanban krijg je de hulpmiddelen en technieken om werk beter te verdelen en het overzicht te behouden. Het stelt je in staat om prioriteiten te stellen, bottlenecks op te sporen en continu te verbeteren.

Dus, of je nu een Scrum Master bent die zijn team naar een hoger Agile-niveau wil tillen, een Product Owner die op zoek is naar een transparantere workflow, of een teamlid dat efficiënter wil werken, het Kanban bord kan jouw kompas zijn naar een beter gestructureerde en bevredigende werkomgeving!

In de Kanban flow werken

Omdat mensen visuele informatie veel makkelijker kunnen verwerken dan tekst, is dat direct al een groot voordeel ten opzichte van een klassiek lijstje. Met de Kanban methode zie je in één oogopslag hoe je workflow en werkvooruitgang verloopt. Bovendien helpt Kanban bij de prioritering van taken en bij het flexibel aanpassen als die prioriteiten veranderen.

Hoe geef je je taken dan visueel weer op een bord? Op een Kanban bord kun je makkelijk werken met verschillende kleuren voor je taken, bijvoorbeeld door gebruik te maken van verschillende kleuren post-its. Maak kolommen die de status van je taken weergeven en gebruik verschillende horizontale banen om taken te groeperen. Het maakt niet uit of je dat digitaal doet of op een fysiek whiteboard. Het belangrijkst is dat het voor jou werkt.

Wat zijn Kanban kaarten?

Kanban kaarten zijn de visuele representatie van taken in een Kanban systeem. Elke kaart geeft een taak weer en beweegt van de ene kolom naar de andere op basis van de voortgang van de taak.

 

Drie Kanban voorbeelden

Voorbeeld 1:

Meer kolommen, kleur, limieten en volgorde

In dit Kanban voorbeeld gebruiken we 4 visuele elementen op het Kanban bord:

Kleur: om verschil tussen bepaalde soorten taken aan te geven.

Extra kolommen: om de voortgang en status van taken weer te geven.

Volgorde: de kaartjes in de kolom ‘Volgende’ zijn geprioriteerd, om de volgorde of urgentie van werk weer te geven. Bijvoorbeeld, als het blauwe kaartje belangrijker wordt, dan kan je die naar boven verplaatsen omdat een Kanban bord nu eenmaal flexibel is.

Limieten: op de kolom ‘Volgende’ staat een limiet van 6 kaarten. Zo moet je elke keer dat je daar iets nieuws in wilt plaatsen, bewust nadenken wat het volgende belangrijke ding wordt. De kolom ‘Doing’ heeft een limiet van 3 taken, zodat je niet teveel dingen tegelijk gaat doen. Zo behoud je je focus op je actieve taken.

Voorbeeld 2:

Horizontale banen en wacht-vakken

In dit Kanban voorbeeld laten we zien hoe je met horizontale banen op het bord taken visueel kunt groeperen. Dit is handig wanneer je aan verschillende projecten werkt.

Een ander visueel onderdeel dat we hier hebben toegevoegd, zijn de ‘Wacht op‘ vakken in de ‘Doing’ kolommen. Zo kan je duidelijk zien dat je voor bepaalde taken zit te wachten op iemand anders waar je afhankelijk van bent: een ander team, een leverancier enz. Dit is een belangrijk inzicht voor je eigen toekomstige planningen.

Voorbeeld 3:

Meer kolommen, het proces in beeld

In dit Kanban voorbeeld hebben we een (vereenvoudigd) recruitmentproces gezet. Iedere kolom op het bord is een activiteit die gedaan wordt in het proces en de voortgang van de kaartjes over het bord (van links naar rechts) laat duidelijk zien hoe ver een bepaalde vacature / kandidaat is gevorderd. Je ziet nu nog beter waar Kanban in uitblinkt: het visualiseren van werk én het werkproces!

Elke dag een beetje beter

Nu je de basisprincipes van Kanban kent, ben je klaar om de volgende stap te nemen. Ontdek hoe Kanban je kan helpen om je werkproces te optimaliseren en je productiviteit te verhogen. Vergeet die to-do lijstjes, het is tijd om te kiezen voor een betere workflow met Kanban!

Geschreven door

Rob van Wees

Agile Coach en geaccrediteerd Kanban Trainer bij Epic Agility, met een passie om werk efficiënter en plezieriger te maken, met minder stress en meer flow. Hij gelooft heilig in het creëren van een werkomgeving waar mensen op hun best kunnen presteren, zich gemotiveerd, geïnspireerd, creatief en effectief voelen.