Is Kanban gewoon een To Do lijstje met Post-Its?
Kanban, je had er misschien al een en ander over gelezen op onze website. Want zoals je mag verwachten van iemand met de naam Epic Agility, helpen we je graag om de beste Agile tools aan te reiken. Maar wat is Kanban eigenlijk? Rob van Wees, Kanban trainer, vertelt meer over de voor- en nadelen van de Kanban methode.
Kanban versus to-do
“Veel mensen denken dat Kanban een soort To Do-lijstje is, maar dan met Post-Its” vertelt Rob. Rob heeft al een aantal jaar professionele ervaring met Kanban en wil graag dat vooroordeel de wereld uit helpen. “Als je Kanban-borden alleen maar kent als To Do – Doing – Done, lees dan vooral even verder. Een Kanban-bord kan namelijk zoveel meer voor je zijn dan enkel een To Do lijst!”
De nadelen van To Do lijstjes
Hoewel veel mensen opgroeien met het idee dat to-do lijstjes handig zijn, kleven er voor Rob vooral veel nadelen aan. “Het is een niets meer dan een platte lap tekst; een 1-dimensionale opsomming van alles wat je moet doen, zonder context. Het enige doel lijkt te zijn om zoveel mogelijk af te kunnen vinken terwijl de lijst onverstoorbaar blijft aangroeien. Want je hebt vast zelf wel eens gemerkt dat je aan de bovenkant vinkt, terwijl je aan de onderkant aanvult. Dit maakt de de volgorde van je lijstje dus chronologisch in plaats van op basis van prioriteit.” Rob: “De nadruk van een to-do lijst lijkt altijd te liggen op alles wat je nog niet gedaan hebt. Lekker motiverend dus, maar niet heus…” Maar wat is er dan anders aan een Kanban bord ten opzichte van een to-do lijstje?
De nadruk van een to-do lijst lijkt altijd te liggen op alles wat je nog níet gedaan hebt. Lekker motiverend…!
De voordelen van een Kanban-bord
In plaats van slechts een opsomming, is een Kanban-bord eigenlijk een visuele weergave van je werk. Rob: “Omdat mensen visuele informatie veel makkelijker kunnen verwerken dan tekst, is dat direct al een groot voordeel ten opzichte van een klassiek lijstje.” Immers: ‘Een plaatje zegt meer dan 1000 woorden,’ zegt het spreekwoord niet voor niets.
Hoe geef je je taken dan visueel weer op een bord? “Op een Kanban-bord kun je makkelijk werken met verschillende kleuren voor je taken, bijvoorbeeld door gebruik te maken van verschillende kleuren post-its. Maak kolommen die de status van je taken weergeven en gebruik verschillende horizontale banen om taken te groeperen. Het maakt niet uit of je dat digitaal doet of op een fysiek whiteboard. Het belangrijkst is dat het voor jou werkt.”
Een Kanban-bord is een visuele weergave van je werk. Immers: een plaatje zegt meer dan 1000 woorden
Hoe maak je een visueel Kanban-bord?
In dit voorbeeld gebruikt Rob 4 visuele elementen op zijn Kanban-bord:
kleur: om verschil tussen bepaalde soorten taken aan te geven
extra kolommen: om de voortgang en status van taken weer te geven
volgorde: ik orden de kaartjes in de kolom “volgende” om de volgorde of de prioriteit van werk weer te geven. Als het blauwe kaartje belangrijker wordt, dan kan ik die naar boven verplaatsen omdat een Kanban-bord nu eenmaal flexibel is.
limieten: ik heb een limiet van max. 6 taken op de kolom “volgende” gezet. Zo moet ik elke keer dat ik daar iets nieuws in wil plaatsen, bewust nadenken wat het volgende belangrijke ding wordt. Ik heb een limiet van max. 3 taken op de kolom “Doing” gezet, zodat ik niet teveel dingen tegelijk ga doen. Zo behoud je je focus op je actieve taken.
In dit voorbeeld laat Rob zien hoe hij met horizontale banen (“swimlanes”) op het bord taken visueel kunt groeperen. Dit is handig wanneer je aan verschillende projecten werkt.
Rob: “Een ander visueel onderdeel dat ik hier heb toegevoegd, zijn de “Wacht op…” vakken in de ‘Doing kolommen’. Zo kan ik duidelijk zien dat ik voor bepaalde taken zit te wachten op iemand anders waar ik afhankelijk van ben: een ander team, een leverancier enz. Dit is een belangrijk inzicht voor je eigen toekomstige planningen.
Voorbeeld 3: meer kolommen, het proces in beeld
In dit derde en laatste voorbeeld laat Rob een voorbeeld zien van een (vereenvoudigd) recruitment-proces. Je ziet nu nog beter waar Kanban in uitblinkt: het visualiseren van werk én het werkproces!
Rob: “Iedere kolom op het bord is een activiteit die gedaan wordt in het proces en de voortgang van de kaartjes over het bord (van links naar rechts) laat duidelijk zien hoe ver een bepaalde vacature / kandidaat is gevorderd.”
Kanban is veel meer dan een to-do lijst!
Een kanban-bord dus veel visueler dan een to-do lijst, wat het voor bijna alle mensen per definitie al veel makkelijker interpreteerbaar maakt. Maar er zijn meer verschillen die een kanban-bord beter werkbaar maken dan een plat lijstje. Zoals uit de voorbeelden duidelijk wordt, is een kanban-bord namelijk flexibel –wanneer je prioriteiten verschuiven, kun je dit op je bord gemakkelijk meeschuiven. Daarnaast is het veel gemakkelijker voor werk dat in teams of werk dat over verschillende projecten verspreid is. Rob: “De mogelijkheden van Kanban-borden zijn dus veel groter dan een simpel lijstje.”
Wanneer je prioriteiten verschuiven, kun je dit op je bord gemakkelijk meeschuiven.
Natuurlijk is er nog veel meer te vertellen over Kanban, dus hou deze website in de gaten voor meer artikelen.
