De Obeya room: van methode naar bord

Dit artikel is geschreven in samenwerking met Tim Wiegel van Leading With Obeya.

In je leidinggevende functie kan het soms voelen alsof de strategie niet aansluit op de praktijk. Of dat de informatie van de werkvloer niet altijd de managementtop bereikt en dus onvoldoende benut wordt. Het is en blijft onduidelijk wat je krijgt voor het budget dat er tegenover staat. Met als gevolg dat de prestaties en resultaten achterblijven op de prognoses en forecasts.

Dan zit je als leider toch even met je handen in het haar. Waar begin je met verbeteren? Je praat met je team over prio’s en output. Bij je peers ga je informatie inwinnen over learnings en best practices. Het MT vraag je uit over de gekozen strategie en het jaarplan. Je probeert zicht te krijgen op alle informatie, zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen. Maar het blijft ongrijpbaar, want je spreekt alle rollen en lagen apart. Hoe krijg je daar nou meer vat op?

Precies in dat speelveld kan een Obeya room jou vooruit helpen. En het goede nieuws is: je bent eigenlijk al begonnen! Maar allereerst…

Obeya? Wat is dat dan?

Het Japanse woord ‘obeya’ (uitgesproken als ‘oh-bay-ya’) betekent vrij vertaald ‘grote kamer’ of ‘grote ruimte’ en dat is ook precies wat het is. Vaak fysiek, soms ook virtueel, is een Obeya een plek waar informatie uit verschillende lagen in de organisatie visueel samengebracht is op borden of muren. Je komt met regelmaat samen om die informatie te bespreken, aan de hand van hoe de informatie is ingedeeld op het Obeya bord.

Waarom je als leiderschap een Obeya wil hebben

Leiderschapsteams hebben, net als elk ander team, behoefte aan overzicht om besluiten te nemen. Maar als leiderschapsteam kun je – helaas – niet zomaar gaan scrummen. Je werk bestaat namelijk niet hoofdzakelijk uit kortlopende taken en deliverables, maar je werkt veelal met informatie en visie op de lange termijn. Probeer daar maar eens een sprint aan te verbinden!

Ondertussen heb je wel een manier nodig om de informatie uit alle organisatielagen te ordenen. Dus geen Scrum bord, maar een Obeya room als centrale plek voor teams en leiders.

Het krachtige aan de Obeya methode is dat je de prestaties van een organisatie zichtbaar maakt, terwijl je die koppelt aan de strategie en het werk dat gedaan moet worden. Inclusief de problemen en verbeteringen die je wilt aanbrengen, geplot op een langere tijdsverloop.

Zo heb je alle informatie die belangrijk is om te beslissen in één ruimte, en overzie je zowel hoog over als tot in detail waar je team aan werkt. Zo verbetert de communicatie tussen teams, tussen leiders en tussen managementlagen.

De voordelen van Obeya op een rij

1. je verbetert communicatie en samenwerking tussen teams
2. je werkt actief aan een open en transparante cultuur
3. je stemt strategische doelen en werk op elkaar af en monitort dat doorlopend
4. je monitort en verbetert de prestaties van de organisatie
5. je identificeert problemen eerder en verbetert die actief
6. je verhoogt de productiviteit van de teams die waarde leveren
7. je verhoogt ook de betrokkenheid van medewerkers door hen een stem te geven
8. je hoeft per vergadering geen aparte rapporten of agenda’s op te stellen
9. je zet – letterlijk – alle neuzen dezelfde kant op als je voor het Obeya bord staat
10. je creëert ritme en haalt toch meer uit je vergaderingen

Obeya is niet alleen voor hoger management

De term leiderschap is wellicht wat misleidend. Want de Obeya methode is heus niet alleen bruikbaar voor hoger management of op C-level. Iedereen die een team leidt en die te maken heeft met strategische doelen kan hier baat bij hebben. Het gaat erom dat je doelstellingen, resultaten en werk aan elkaar koppelt. Dat is ook mogelijk met een leiderschapsteam op tribe- of area-niveau.

En stoppen teams ook wel eens met een Obeya?

Ja, dat gebeurt. En dat heeft vaak te maken met de omstandigheden waarin een leiderschapsteam zit. Bijvoorbeeld wanneer de leider die de Obeya heeft opgezet, het bedrijf verlaat. Of er komt een nieuwe leider met een meer traditionele kijk op leiderschap en die steunt de Obeya niet. Of als het team een Obeya niet leidend maakt, maar ‘er bij doet’ en toch blijft vasthouden aan stuurgroepen.

Voorwaarden om een Obeya te laten werken

Een Obeya room heeft dus bepaalde voorwaarden om effectief te zijn:

• het leiderschapsteam heeft een gezamenlijk doel
• er is tijd en bereidheid om met elkaar te werken
• je begint daar waar de grootste kans van slagen is
• de focus ligt op het leiden van teams
• er is een toegewijde facilitator

Zo ziet een Obeya bord eruit

Genoeg over het waarom, je bent natuurlijk ook benieuwd naar hoe zo’n Obeya bord er dan uit ziet. Snappen we! De informatie staat op whiteboards of op de muren en is verdeeld in een aantal onderdelen:

• Strategische doelen
• Prestaties en resultaten
• Problemen en verbeterplannen
• Mijlpalen en planning
• Actiepunten en besluiten

In een Obeya bord is het belangrijk dat de invulling past bij de behoefte van je organisatie. Dus als jullie goed gaan op Kanban, verwerk er dan een Kanban bord in. Of als je de resultaten niet kunt vatten in een enkele metriek, gebruik er dan meerdere of laat de tijdsverloop zien. Zit je team verspreid over meerdere locaties? Maak je Obeya room dan virtueel (tip: zorg voor een tool die gemakkelijk in gebruik is) en zet een videocall op. Hoewel de onderdelen ongeveer vastliggen, is er ook veel ruimte om de methode helemaal aan te laten sluiten op je organisatie.

Zo gebruik je een Obeya bord

1. Elk onderdeel krijgt een eigen ritme, bijvoorbeeld:

• 1x per kwartaal neem je de strategische doelen door
• 1x per twee weken kijk je naar de prestaties
• 1x per twee weken besteed je aandacht aan mijlpalen en planning
• 1-2x per week neem je de problemen onder de loep
• 3x per week bespreek je de actiepunten en besluiten, waaronder de verbeterplannen

2. Je werkt per strategisch doel van links naar rechts, zodat je het meeste uit je muur haalt.

3. Maak de informatie zo visueel mogelijk en zorg ervoor dat iedereen hetzelfde begrijpt met de visuals.

4. Prestaties moeten meetbaar of anders merkbaar zijn.

5. Elke vergadering leidt tot een actie of besluit.

Elke dag een beetje beter

Zie je het al helemaal zitten om jullie eigen Obeya room op te tuigen? Op leadingwithobeya.com vind je materialen, templates, trainingen en meer. Daar kun je ook het boek ‘Leiderschap met Obeya’ bestellen, vol praktische voorbeelden en verhalen over Obeya’s over de hele wereld.

Eerst verdiepen in Agile leiderschap? Bekijk onze Certified Agile Leadership Essentials, Teams & Organization (CAL-ETO) training. Liever jezelf ontwikkelen tot de beste facilitator ooit? Dan is de Gecertificeerd Agile Coach – Team Facilitator (ICP-ATF) training wat je zoekt.