Waarom deze goalsessie?
We merken dat focus iets is dat we op alle niveaus binnen een organisatie lastig vinden. Dit zien we terug in alle lagen, maar bijvoorbeeld ook in medewerker tevredenheidsonderzoeken. Het is niet altijd duidelijk waar we aan bijdragen, want als Areas (of treinen) doen we nogal wat, we werken vaak op ons eigen onderdeel. Daar willen we verandering in brengen. We willen naar verdere samenwerking. Dat betekent dat we ons eigen ding kunnen blijven doen, maar duidelijk bijdragen aan een gezamenlijke richting en samenwerken. Vandaag willen we samen met jullie een stap verder gaan in die gezamenlijke richting.
Without strategy, execution is aimless.
Withous execution, strategy is useless
Morris Chang
CEO of TSMC
5 Reden om doelen te cascaderen
Richting geven
Focus
Alignment
Inzicht in voortgang richting het doel
Keuzes maken en prioriteren
Het doel
Doel is te komen tot een overkoepelende roadmap op basis van onze strategie. D.w.z. dat we op Divisie en dus ook op ART (area)-niveau de prioriteiten op hoog niveau voor de komende 2-3 jaar vastleggen. Elke ART/area bepaalt jaarlijks welke (sub)thema’s hiervoor nodig zijn. Elke Epic moet daarom bijdragen aan een subthema en dus aan een prioriteit. Zo niet, dan hebben we een mooie uitdaging op onze focus: waarom pakken we dit aan als het geen prioriteit heeft? Of waarom zou dit voorrang moeten krijgen op de bestaande prioriteiten? Door dit proces op elke laag aan te pakken, krijgen we een goed inzicht en begrip waarom we dingen doen en worden we gestimuleerd om keuzes te maken.
Door te begrijpen waar we aan bijdragen en dit te vertalen naar de juiste input in de tooling die je organisatie gebruikt, krijg je inzicht. Deze workshop is een startpunt voor het maken van de divisie (Tribe) thema’s en deelthema’s voor de komende periode en kunnen worden opgenomen in de door de organisatie gebruikte tool, zodat deze in je voordeel kan werken (bijv. gemakkelijker overzicht en prioriteren).
Aanpak
Plan een live sessie van 2 uur voor elke trein/area met alle Product Owners
Twee weken voor kwartaalplanning sessies
Bespreken doelen cascadering en het gebruik van de tooling daarbij
Output
Inzicht in Epics
Die we per thema opleveren en hoe ze samenhangen met de doelstellingen van de tribe/divisie en de organisatie
Inzicht in aan welke thema’s
Degene waar het meest wordt gewerkt in de area
Outcome
Kunnen prioriteren
De inzichten helpen bij het prioriteren binnen de area/trein en tribe/divisie
Agenda
Tijdschema
| Onderwerp | Tijd |
|---|---|
| Check in | 10 min |
| Waarom doelen cascaderen | 10 min |
| How to: van Doel naar Epic | 20 min |
| How to: tool | 30 min |
| Pauze | 15 min |
| How to: rapporten gebruiken | 20 min |
| Wrap-up | 15 min |
Programma uitleg
00:00 Introductie met doel van deze sessie
0:10 Vul de doelenboom in en bepaal welke mijlpalen zijn (deze worden veelal gevolgd door hoger management)
- Print Doelstellingen/KPI’s/thema’s en hang deze aan de muur
- breng Post-its mee om de mijlpalen/epics op te schrijven door de PO
0:30 Bespreek ontbrekende thema’s en/of mijlpalen die moeilijk te matchen zijn (dit betekent een gesprek)
0:40 Korte update over de tool
- Hoe werkt het
- Match Epics met een thema in de tool
0:55 Mijlpalen aanpassen in de tool aanpassen (ready = break)
1:10 Pauze
1:25 Toon actuele rapporten en bespreek in welke evenementen te gebruiken (heartbeat check)
- Bespreek de belangrijkste elementen van de rituelen (bijv. afhankelijkheden)
1:45 Afronding met Smart afspraken en deadline voor afwezige collega’s (op de hoogte gebracht door aanwezige collega’s)
- Koppel vanaf nu een Epic aan een doel en Thema.
- Pas alle bestaande Epics aan voor het volgende planningsevent
- Jaarlijks: Q3/Q4 stel thema’s en subthema’s voor volgende jaar op
2:00 Einde
How To: van Doel naar Epic
Maak een doelenboom
Een overview van de cascaderende doelen op papier (hoogste bedrijfsdoelen, divisiedoelen, themas)
Laat de Product Owners hun eigen Epics bij het juiste Thema hangen
Wanneer dat niet lukt, bespreek waarom en noteer de actie
How To: Tool
Bespreek welke tooling jullie gebruiken en hoe de cascadering daar in is verwerkt
bijv Azure DevOps of een Portfolio management tool
Pas in deze sessie gelijk de tooling aan door een Epic aan het juiste Thema te koppelen
De verwachting is dat deze op de achtergrond al goed is gekoppeld aan de juist divisie objectives en KPI’s. Zo niet dan deze velden ook gelijk meenemen.
En onthoud, als er iets wijzigt: update dit!
Minimaal 1 keer per kwartaal
How To: Rapporten gebruiken
Centraal gesprek over het gebruik van rapportages
Welke worden gebruikt? Wat werkt en wat werkt niet? Waarom werkt iets niet? Wat zou helpen? In welke sessies zijn ze handig?
Toon enkele rapporten op basis van de net ingevoerde gegevens
- Obeya van de teams in de ART/ area
- Burn-down chart
Centrale discussie over het gebruik van rapporten
Wrap Up
Welke Smart afspraken hebben we? Welk vervolg? Wat is er nog meer nodig?
Vervolg
Afspraken
Check-out met de vragen:
Hoe is de meeting ervaren?
Hoe gaat iedereen de komende week beginnen
Is er nog iets nodig om het werk te kunnen doen?
Houd het kort en bondig