Al mopperend komt een collega in de call: “We hebben net een nieuwe feature voorbereid en de bouw gepland voor de volgende periode, en nu blijkt dat ons collega-team dit kwartaal voorrang geeft aan iets anders. Wij hebben hun product nodig om te kunnen starten met bouwen en moeten alles nu een kwartaal doorschuiven. Dat betekent dus dat we ons doel niet halen om live te gaan. Waarom lukt het toch niet om onze doelen beter op elkaar af te stemmen, focus te brengen en gewoon dingen tijdig af te ronden?!” Agile Transformatie Consultant Jeltje Vels legt uit hoe de OGSM (‘objective, goals, strategies, and measures’) strategie planningmethode richting geeft van strategie tot uitvoering. Zo helpt het je te stoppen met steeds beginnen, en eindelijk te beginnen met afronden.
Stop starting, start finishing with OGSM
Strategie cascaderen naar uitvoering in teams
In grote organisaties kwamen een aantal jaar geleden de Scrumteams als paddenstoeltjes uit de grond schieten. Met uiteraard de beste bedoelingen, bouwden die Scrumteams heel autonoom aan wat zij dachten dat het beste bijdroeg aan de organisatie.
Dit leidde tot verschillende zaken: collega’s kregen een gevoel van gebrek aan richting en Management had het gevoel geen overzicht te hebben en grip kwijt te zijn op de behaalde organisatiedoelen. De mopperende collega is hier een mooi voorbeeld van.
Het belang van richting geven door management en een loopback over de realisatie ervan, wordt steeds groter. Wanneer je Portfoliomanagement goed in je organisatie implementeert, biedt het management de richting waar je samen naartoe werkt en sluiten de gerealiseerde Epics daarbij aan.
Onderstaand plaatje geeft de hoofdzaken weer waaruit Portfolio Management bestaat en hoe dit samenhangt met de teams. Deze blog gaat verder in op de strategie planningmethode ‘objective, goals, strategies, and measures’ (OGSM). OGSM is één van de manieren om richting te geven door strategie te cascaderen naar uitvoering.
Objectives, Goals, Strategies en Measures
OGSM is een praktische strategie planningmethode om je visie te vertalen naar strategie die snel een helder overzicht geeft en goed uitvoerbaar is. Het draait om: wat wil je bereiken (Objective en Goals), hoe kom je daar (Strategies) en hoe meet je je voortgang of groei (Measures). Het doel is focus door te kiezen en voortgang te bewaren.
Aan de hand van de vier factoren Objective, Goals, Strategies en Measures is het in een enkele oogopslag duidelijk hoe de doelstellingen van de organisatie samenhangen en het einddoel haalbaar maken. Als de uitgewerkte OGSM namelijk niet op 1 A4’tje past, dan is het nog te lang. Maak keuzes en houd het op maximaal 4 tot 6 strategieën. Dit brengt focus, en focus brengt op zijn beurt resultaat.
Een korte toelichting op de vier pijlers van de OGSM.
In een Objective staat waar je aan het einde van een periode wilt staan. Dit geeft richting en inspiratie. Belangrijk is dat het ambitieus maar toch ook haalbaar blijft, aansluit op hogere organisatiedoelen en door iedereen in de organisatie te begrijpen en uit te leggen is. Formuleer een Objective in een zin als volgt: ‘We willen X bereiken door Y en Z te doen’.
Bij Goals gaat het om doelen die bijdragen aan de ‘Objective’. Je werkt de elementen uit de objective uit om deze te realiseren. Zo’n Goal formuleer je kwantitatief en Smart (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden). Het is belangrijk dat een Goal meetbaar is. Bijvoorbeeld: ‘We willen dit jaar bereiken dat we in de top-3 van klantvoorkeur zitten.’
Bij Strategies draait het om de keuzes die we maken in manieren om de ‘Objective’ te halen. Dit ‘hoe we het gaan doen’ heeft invloed op de inzet- en verdeling van resources, tijd en geld. Een goede Strategy is bewust gekozen, duidelijk, helpt om de doelen te bereiken en versterkt het geheel.
Een goede Measure geeft inzicht in wanneer we Strategies goed uitvoeren en dus of we de gestelde Goals halen. Elke Strategy heeft één of meerdere Measures en staat op het dashboard. Hiermee zie we of we onze Strategy echt realiseren. We meten ons succes met KPI’s en op basis van de resultaten kunnen we bijsturen.
Verticale en horizontale cascadering
In grote organisaties zijn er twee manieren om de OGSM verder te cascaderen naar afdelingen en individuen: verticaal of horizontaal. Verticale en horizontale cascadering helpt om doelen specifiek te maken voor de hele organisatie
- Verticaal: een Strategy van de RvB wordt een Objective voor de divisie (en een dashboard measure wordt dan een Goal).
- Horizontaal: opnemen in jaarplannen waar het team aan bijdraagt in het OGSM (het doel-gedeelte blijft gelijk en het doen-gedeelte is specifiek voor dat team).
OGSM koppelen en Agile werken
Kenmerkend is dat Objectives en Goals gaan over wat je wilt behalen en de Strategies en Measures over hoe je dit behaalt. Daarmee koppel je visie aan uitvoering, maar dan ben je er nog niet. Vaak zijn Strategies voor operationele teams nog te abstract.
Het is daarom handig om de OGSM methode te verbinden met Agile werken. Op het Portfoliobord komen de actiestappen die nodig zijn om de Strategies te realiseren en daarmee de Goals te behalen. Voor elke actie (lees: Epic) is een eigenaar en een tijdlijn (= roadmap). De Epics zijn gekoppeld aan een Measure en zorgen samen voor het behalen van de Strategies en Goals (de bedrijfsdoelen). Met de Measures maak je de feedbackloop en check je of je uiteindelijk je doelen hebt gehaald. Meer hierover in de volgende blog.
Een gedragen strategie leidt tot succes en motivatie
De OGSM-methode is een goede manier om de bedrijfsvisie naar strategie te vertalen en dat te cascaderen naar doelen en strategieën om je objective te halen. Het verbinden aan het Agile Portfoliobord helpt bij de daadwerkelijke realisatie van activiteiten en het finishen.
Belangrijk is om de bedrijfsdoelen keer op keer te communiceren in de organisatie. Draai in een Agile omgeving mee in de Agile Ceremonies. De inbreng vanuit management is daar van wezenlijk belang. Immers een door iedereen gedragen OGSM brengt succes en leidt tot verbinding, inspiratie en intrinsieke motivatie. Daarom blijft van belang dat MT de inhoud van de OGSM elk kwartaal uitdraagt en de verbinding maakt naar de teamdoelen voor het volgende kwartaal. Vier successen en neem blokkades weg. Dit zorgt voor draagvlak en helpt de collega’s die het plan uitvoeren om achter de bedrijfsdoelen te blijven staan.
Elke dag een beetje beter
Met OGSM als planningmethode binnen het Lean Portfolio Management, heeft de organisatie een solide methode in huis om de verbinding top-down en bottom-up te maken. Dit garandeert de richting die we met elkaar kiezen en leidt tot sneller en groter succes. Bovendien draagt het bij aan meer inspiratie en werkplezier!
Je team(s) of organisatie op weg helpen met (Lean) Portfolio Management? Bekijk dan onze trainingen voor Leading SAFe SA 6.0 en Professional Scrum Product Owner – Advanced (PSPO-II).
