Je bent een Scrum Master en je wil je team helpen verbeteren. Elke dag is een nieuwe kans. Toch merk je de dat er nog wat te winnen valt als ze user stories moeten refinen. Het probleem zit niet alleen bij het Development Team, maar ook bij de Product Owner. Het lijkt bijna alsof ze net niet helemaal doorhebben wat de vraag van de gebruiker precies is.
De hele situatie is helemaal niet zo vreemd, als je er even over nadenkt. Jullie ontwikkelen een niche product in finance, waar je teamleden zelf geen gebruik van maken. Natuurlijk is het lastig om je dan in te leven in hoe zo’n gebruiker er dan mee omgaat. Helaas kan de PO ook maar tot op zekere hoogte helpen, want ze weet veel over waar het product aan moet voldoen maar daar stopt haar kennis.
Vanuit je rol als Scrum Master heb je al verschillende tactieken uitgeprobeerd om de refinement beter te laten verlopen, helaas pasten die niet helemaal bij de uitdaging. Tijd om op zoek te gaan naar iets wat wél past bij dit vraagstuk.
Je maakt tijd vrij om rond te speuren in de Agile community. Want je bent vast niet de eerste of de enige die deze uitdaging is tegengekomen. Online stuit je op een Meetup-groep die een avond organiseert over Scrum Storytelling. Daar hoor je een aantal bruikbare zaken, waaronder…
Wat is Storytelling nou eigenlijk?
Storytelling gaat, zoals de naam al zegt, om het vertellen van een verhaal waarbij je informatie, ideeën of emoties overbrengt aan je publiek. Je kunt het gebruiken om gortdroge theorie te versimpelen en toegankelijk te maken voor een brede groep mensen of om je publiek emotioneel te betrekken bij de boodschap. Zo herinneren mensen zich de informatie beter en zullen ze sneller tot actie overgaan.
Het storytelling proces
Er bestaan verschillende tactieken, maar doorgaans gaan ze allemaal uit van hetzelfde proces met een vijftal stappen:
Hoe werkt dat dan? We hebben een voorbeeld van bovenstaand proces uitgewerkt met het onderwerp Scrum Storytelling:
Zoals je ziet, lust het proces steeds verder door en dat is ook hoe films, series en boeken zijn opgebouwd. De hoofdpersoon komt tot een inzicht, neemt een besluit, enzovoorts, om tot een nieuw inzicht te komen. Zo blijven we geïntrigeerd tot het einde.
Tip: maak het persoonlijk. Heel persoonlijk.
Om een verhaal impact te laten maken, wil je tot de verbeelding spreken. Twee belangrijke voorwaardes daarvoor zijn originaliteit en het persoonlijk maken. Een onpersoonlijk maar origineel verhaal boeit. Een persoonlijk maar niet-origineel verhaal boeit ook. Maar samen versterken ze elkaar des te meer. Want hoe persoonlijker je het verhaal maakt én hoe origineler het is, des te groter is de emotionele betrokkenheid van je publiek.
Je mag je best kwetsbaar opstellen, zo breek je open waarmee je worstelt en welke urgentie er voor jou aan verbonden is. Daarmee pak je mensen sneller beet dan als ze bijvoorbeeld een theoretisch boek over het onderwerp lezen.
Scrum & Storytelling: zo faciliteer je het
Leuk denk je dan, al die theorie over Storytelling, maar jij wilt natuurlijk ook weten hoe je het toepast op Scrum. In het Scrum framework gebruik je storytelling om het team te laten begrijpen hoe het werk past in het totaalplaatje en bij het doel waar het team aan bijdraagt. Het is een fijne manier voor Scrum Masters en Product Owners om het team mee te nemen in de visie en draagvlak te creëren.
Een meer praktische invulling is om Storytelling in te zetten voor Scrum user stories, waarmee je een functionaliteit omschrijft die je team gaat ontwikkelen. User stories helpen het team te begrijpen wat de gebruiker nodig heeft en hoe belangrijk die behoeftes zijn, nog voordat ze de tasks definiëren.
User stories schrijven, zo doe je dat met Storytelling
Natuurlijk kun je een vaste formule gebruiken om je Scrum user story te schrijven, zoals:
Als [ gebruiker ] wil ik [ feature ] zodat ik [ voordeel ] kan [ doen / uitvoeren / benutten ].
Maar in jouw geval wil je je team helpen om user stories te refinen. Dan wil je een verdiepingsslag maken. Daar hebben we een alternatief voor, geheel in interactieve stijl zoals je dat van ons gewend bent.
Oefening: Schrijf een Storytelling Strip
Dit heb je nodig:
- papier, zoals A4-tjes, sticky notes of een notitieboekje
- pen
- tip: hou een website voor gratis iconen bij de hand, zoals Flaticon of Noun Project
Zo werkt de oefening:
Teken 12 vlakken op papier, dat mag in 2×6, 3×4 of andersom in 6×2 of 4×3. Net wat jij een fijne leesvolgorde vindt. Je krijgt zo 12 zinnen met lege velden, die je elk in een vak uitwerkt. Het antwoord formuleer je vanuit de gebruiker. Schets de gebruiker als een eenvoudig poppetje (bijvoorbeeld een ‘stick figure’) en geef die attributen zoals iconen of een pose die past bij het antwoord. Je hoeft geen volleerd striptekenaar te zijn om je boodschap over te brengen, met een simpele tekening breng je al heel wat over. De zin schrijf je kort en bondig uit in het vak.
Dit zijn de zinnen die je per user story stelt:
En voilà, je hebt een eerste verdieping van je Scrum story uitgewerkt! Door het in de ik-vorm uit te werken, maak je het persoonlijk en origineel. De stripvorm helpt om de bijbehorende emotie zichtbaar te maken en maakt het interessant voor je teamleden. Dat zorgt voor een emotionele klik en dus meer betrokkenheid.
Voorbeeld Scrum user story
Benieuwd hoe zo’n user story er dan uit komt te zien? We delen graag een voorbeeld met je:
Storytelling ook te gebruiken voor andere Scrum-zaken
Zoals we al zeiden, zijn user stories een hele praktische invulling van Scrum Storytelling. Natuurlijk is er nog meer mogelijk. Zoals:
- een Team Coach die een OGSM jaarplan opstelt
- een Product Owner die de visie op het product geeft
- een Scrum Team dat epics gaat refinen
Elke dag een beetje beter
Met deze kennis en tactieken op zak plan je de volgende refinement. Als ze maar niet afzeggen, want dit is een mooie kans om kwartjes te laten vallen! En zo samen een prachtig verhaal te schrijven.
User stories kunnen refinen als de beste? Toe aan de volgende stap in Scrum? Bekijk dan onze trainingen voor Advanced Certified Scrum Masters (A-CSM), Advanced Certified Scrum Product Owners (A-CSPO) en Professional Scrum Product Owner Advanced (PSPO-II).
