Tips voor hybride werken

door | jan 28, 2022

Als ‘remote work expert’ heeft Saskia Langenberg al veel langer ervaring met afstandswerken dan veel thuiswerkers. Thuiswerken is voor velen vast onderdeel geworden, en dat blijft het waarschijnlijk ook, van hun professionele toekomst. Ze schreef er al een boek over, en nu dus ook een blog: hoog tijd om wat advies van Saskia in te winnen over optimaal hybride werken!

1. TAKE A BREAK

Veel mensen zitten nu continu in video-meetings. Als je voor je gevoel non-stop tegen een scherm praat, kost dat veel energie. Aan het eind van de dag voel je je helemaal leeg. Het is daarom belangrijk om pauzes in te lassen; neem bijvoorbeeld even de tijd om echt te lunchen in plaats van een broodje achter de computer te eten. Het belangrijkste is om regelmatig even weg te stappen van je computer. Al ga je een wasje draaien. Een frisse blik geeft nieuwe energie. Ben je echt gaar? Maak een wandeling. Je zult merken dat je daarna gemotiveerder bent om verder te werken.

Vind je het lastig om een moment vrij te plannen op een werkdag? Verander de standaard! Verkort vergaderingen van een uur tot drie kwartier; zo heb je altijd even een kwartiertje tussendoor. Er zullen vast snel collega’s volgen!

2. PERSOONLIJK CONTACT

Persoonlijk contact is vaak het eerste dat wegvalt bij afstandswerken. Terwijl teamgevoel juist een belangrijke motiverende factor kan zijn. Omdat je op afstand minder makkelijk de diepte ingaat, verlies je vaak het gevoel van betrokkenheid. Maak daarom ook online tijd om gewoon even bij te kletsen. Probeer bij hybride werken je kantoortijd te gebruiken voor persoonlijke ontmoetingen en om samen te werken. Ga samen lunchen of koffie drinken; spendeer tijd met elkaar. Je kunt aan je bureau thuis de computertijd wel inhalen, maar andersom is dat lastiger.
Een andere leuke manier om met je collega’s contact te houden, is om samen te ‘co-worken’. Je spreekt met elkaar een tijd af om samen online te werken met de camera aan. Ieder werkt aan zijn eigen ding, maar is toch ‘dichtbij’ elkaar. Alsof je bij elkaar aan het bureau zit. Als je ook nog kort benoemt wat je gedaan wil krijgen in die tijd, werkt het meteen als stok achter de deur en wordt je extra productief.

Je kunt aan je bureau thuis de computertijd wel inhalen, maar andersom is dat lastiger.

3. RETRO LIVE

Sommige meetings kunnen prima online. Andere zijn makkelijker op kantoor. Een retrospective is zo’n moment om echt even ‘real live’ samen te zitten; wat gaat er goed, wat kan er beter? Het is een perfect moment om ook persoonlijk contact te maken. Zeker in de tijd van hybride werken, raad ik aan om een extra check-in aan meetings toe te voegen. Stel elke keer een andere vraag (‘Wat is het leukste dat je deze week gedaan hebt?’ ‘Hoe is je werk/privé balans deze week?’). Zo houd je persoonlijk contact, zelfs als je daarna weer een tijd online samen gaat werken.

4. HYBRIDE MEETINGS

Je ziet het steeds vaker; een deel van het team werkt op kantoor terwijl een ander deel van het team thuis inbelt. Bij dit soort meetings helpt het wanneer iedereen goed in beeld is, dus ook de collega’s in de vergaderruimte. Wanneer je probeert de hele groep met een camera te vangen, is de afstand voor de kijker te groot om hun gezichtsuitdrukkingen goed te kunnen lezen en te weten wat er echt speelt. Dat is niet effectief, omdat de online collega’s dan snel hun aandacht verliezen. De oplossing: zorg dat iedereen een laptop voor zijn neus heeft met de camera aan. Zo is iedereen goed in beeld en voelen de collega’s op afstand zich betrokken bij de rest. Wat daarnaast handig is, is om 1 centraal audiopunt te gebruiken. Zo voorkom je verstoring en blijft iedereen goed verstaanbaar.

5. GEDEELDE DOCUMENTEN

Als je ergens aan samenwerkt, zorg dan dat er 1 cloud file (teams, sharepoint, drive, …) is, waar je direct in kunt samenwerken. Zo zie je goed wat je samen aan het maken bent en heb je een centraal werkdocument. Tussen (digitale of fysieke) ontmoetingen in, kun je zo ‘asynchroon’ samenwerken zonder vertraging op te lopen omdat je moet wachten totdat de ander je een nieuwe versie van jullie gemeenschappelijk project mailt.

Maak ook online tijd om gewoon even bij te kletsen. Persoonlijk contact versterkt het teamgevoel en kan een belangrijke motivator zijn.

6. DIGITALE WANDELGANG

Wanneer je samen op kantoor werkt, stel je gemakkelijk een korte vraag over je bureau heen. Veel mensen missen dit soort momentjes. Probeer als team daarom een digitale wandelgang te maken door chat kanalen te gebruiken (zoals teams, slack, etc.) waar je snelle vragen kunt stellen en korte lijntjes met elkaar kunt houden. Als je dit combineert met het werken in gedeelde documenten, is er eigenlijk geen mailverkeer tussen collega’s meer nodig. Wil je effectief samenwerken, dan kun je op deze manier proactief communiceren in plaats van een passief medium als email gebruiken en elkaars inbox te laten vollopen.

7. ACTIVITEITGERICHT WERKEN

Kies je werkplek aan de hand van wat je moet doen die dag. Als je een tekst moet schrijven of concentratie nodig hebt, vraag jezelf dan af of je dan beter thuis achter je bureau kunt kruipen, in een café je laptop kunt openslaan of in een halfleeg kantoor kunt settelen. Wil je een collega ‘in het echt’ treffen? Je hoeft niet altijd op kantoor af te spreken. Je kunt ook een café in het midden zoeken of wandelend in een bos meeten. Je kunt je werkplekken bovendien prima afwisselen op een dag, je hoeft niet van 9 – 5 op dezelfde plek te zitten. Dit zorgt meteen voor een fijne change of scenery.

Het is afgelopen periode gebleken dat veel vergaderingen eigenlijk ook korter en bondiger online konden. Maar we zijn wel heel snel, heel erg gewend geraakt aan video meetings; probeer persoonlijke gesprekken echt offline in te plannen. Blijf daarom kritisch op of een bijeenkomst online of offline moet, zeker nu we weten dat hybride werken ook in de toekomst niet meer weg te denken is uit het professionele leven.

Geschreven door

Jona Rens

Jona Rens is Agile Team Coach en trainer met ruim 15 jaar ervaring in de theaterwereld en 5 jaar ervaring in Agile coaching. Beide werelden brengt zij samen in hetgeen dat ze het liefste doet: training geven. Bij Epic Agility werkt Jona hard om officieel Certified Scrum Trainer te worden.