Waarom Agile en Scrum niet altijd werken, en hoe je dat oplost

Je organisatie heeft Agile of Scrum werken geïmplementeerd, maar jullie krijgen het simpelweg niet werkend. Jullie hebben rollen en rituelen in het leven geroepen, way of working manifesto’s geschreven, alle Agile en Scrum trainingen uitgespeeld.

En toch blijven de resultaten uit.

Dit scenario is voor veel Nederlandse managers en teamleiders herkenbaar en frustrerend. Deze situatie is gelijk aan een topchef die alle ingrediënten heeft voor een Michelinster maaltijd, maar toch geen sterren krijgt.

Dit stelt ons voor de vraag: wat ontbreekt er?

Waarom mislukt de Agile transformatie toch? Waarom werkt Scrum niet?

Agile en Scrum beloven flexibiliteit, efficiëntie en verbetering, maar deze beloftes worden niet altijd waargemaakt. Vaak ligt dit niet aan de methodologieën zelf, maar aan een onderschatting van de rol van onder andere communicatie, empathie, aanpassingsvermogen en leiderschap.

Dat uit zich bijvoorbeeld in medewerkers die achterover leunen tijdens teamsessies, ze zijn niet proactief en hoewel ze zéggen dat ze elkaar wel durven aan te spreken, doen ze dat toch niet. Dat betekent ook dat je als leider hard moet werken om de rest mee te krijgen: je teams adopteren de way of working aan de oppervlakte, maar voelen en dragen het niet. Dat duidt op een dieperliggend probleem, vaak een gebrek aan een veilige cultuur waarin iedereen elkaar openlijk kan en durft aan te spreken.

Wat zijn soft skills en hard skills?

De harde kanten van Agile – zoals processen en tools – zijn zichtbaar en meetbaar, maar de zachte kanten, zoals intermenselijke gedrag, worden vaak verwaarloosd of vergeten. Soft skills zijn echter cruciaal voor het bevorderen van een werkelijk Agile cultuur waar samenwerking en voortdurende verbetering floreren. De psychologische veiligheid die daarvoor nodig is, tover je helaas niet zomaar uit een hoge hoed. Maar door met je medewerkers en teams te werken aan die veiligheid, komt het wel binnen handbereik en kun je in sprints daarop verbeteren.

De rol van leiderschap

Effectief leiderschap in Agile gaat verder dan alleen instructies geven. Als leider moet je een omgeving cultiveren waar open communicatie, wederzijds respect en psychologische veiligheid heersen. Je werkt aan autonomie en mandaat voor je teams, zodat zij zelf eigenaarschap kunnen nemen over het werk. In zo’n omgeving kunnen je medewerkers de noodzakelijke verantwoordelijkheid praktisch toepassen.

Helaas zien we in de praktijk vaak een grote kloof tussen het management en uitvoerende rollen. Teams willen graag goed en effectief werk opleveren (meestal op een Agile manier), maar boksen op tegen het waterval-werken in de managementteams. Leiders staan onder grote druk om deadlines te halen en worden aangesproken op de mate van controle die ze hebben. Waardoor ze zelf maar moeilijk kunnen loskomen van een hiërarchisch systeem, en dus haaks staan op het Agile gedachtegoed.

Aan deze proceskant wil je dus ook kijken naar de nodige verbeteringen, en met methodes zoals Obeya’s (vertaling: ‘Grote Kamers’) kan leiderschap meegaan in de Agile transformatie een stuk vlotter zonder dat je hoeft in te boeten aan sturing. Maar zelfs dan blijven psychologische veiligheid en open communicatie cruciale zachte voorwaarden om Agile en Scrum te laten slagen.

Het begint pas bij communicatie

Naast communicatie zijn er andere essentiële soft skills die je niet over het hoofd mag zien, zoals bijvoorbeeld emotionele intelligentie, probleemoplossend vermogen, flexibiliteit en teambuilding. Deze vaardigheden vormen samen de basis voor een goed functionerend Agile team en vergroten de innovatiekracht en efficiënte respons op veranderingen. Maar het begint dus bij open communicatie.

Psychologische veiligheid als oplossing voor het falen van Agile en Scrum

Een onveilige cultuur met gebrek aan open communicatie is dus hét antwoord op de vraag waarom Agile en Scrum faalt. De aanpak van Crucial Conversations kan als een krachtig hulpmiddel dienen om psychologische veiligheid te creëren. Laten we dieper ingaan op hoe je dit kan bereiken:

Stap 1. De voorwaarden van een veilige omgeving

De eerste stap in het toepassen van Crucial Conversations binnen Agile en Scrum is het creëren van een veilige omgeving waarin teamleden zich comfortabel voelen om hun mening te geven, zorgen te delen en constructieve feedback te geven. Dit bereik je door:

• Wederzijds respect: Zorg ervoor dat alle teamleden zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen ongeacht hun rol of ervaringsniveau.
• Vertrouwen: Moedig transparantie en eerlijkheid aan in alle gesprekken. Vertrouwen bouwt zich op wanneer teamleden zien dat kwetsbaarheid niet misbruikt wordt, maar verwelkomd en gerespecteerd.
• Open dialoog: Creëer kaders die de uitwisseling van ideeën faciliteren, waarbij iedereen een stem heeft en waar luisteren net zo belangrijk is als spreken.

Oh, is dat alles? We horen het je denken. Het goede nieuws is dat jullie alle tools voor het Agile en Scrum werken al hebben ingevoerd. Nu is het een kwestie van de juiste gesprekstactieken gebruiken om aan bovengenoemde voorwaarden te voldoen.

Crucial Conversations is een methode die zulke handvatten biedt. Het begint bij meesterschap in dialoog, met aanspreken op verantwoordelijkheid als vervolg.

Stap 2. Meesterschap in dialoog

Crucial Conversations focust op het bereiken van meesterschap in dialoog bij teams, door verschillende belangrijke aspecten te benadrukken. Het begint met ‘Starten met het Hart’, waarbij de nadruk ligt op het focussen op wat echt belangrijk is voor het team en het project, met als doel om verder te kijken dan enkel de individuele wensen of ego’s. Vervolgens wordt het belang van ‘De Feiten Verkennen’ benadrukt. Dit houdt in dat een gedeeld begrip gecreëerd wordt door alle teamleden aan te moedigen hun inzichten en perspectieven te delen, met een sterke focus op de feiten in plaats van beschuldigingen. Het proces omvat ook ‘Ruimte Maken voor Alle Meningen’, wat de noodzaak onderstreept om ervoor te zorgen dat iedereen binnen het team gehoord wordt, inclusief de stille stemmen. Dit draagt bij aan het verrijken van de poule aan gedeelde inzichten. Ten slotte is het ‘Verkennen van Gemeenschappelijke Doelen’ een cruciaal onderdeel. Het vinden van gedeelde doelen kan teamleden namelijk motiveren om samen te werken aan een oplossing, zelfs wanneer er sprake is van verschillende individuele meningen.

Stap 3. Aanspreken op verantwoordelijkheid

Een kenmerk van Agile en Scrum is de flexibiliteit en snelheid waarmee opgeleverd wordt. Om deze dynamiek succesvol te maken, is het noodzakelijk om een cultuur te hebben waarin teamleden elkaar op een constructieve en niet-bedreigende manier kunnen aanspreken op verantwoordelijkheid. Door de gereedschappen van Crucial Conversations te gebruiken, kunnen teams:

• De kloof identificeren: Transparant en open discussiëren over de kloof tussen wat was afgesproken en wat daadwerkelijk is geleverd.
• Zoeken naar oplossingen: In plaats van zich te richten op schuld, richten teams zich op probleemoplossing en voorkomen van herhaling van het probleem in de toekomst.
• Commitment versterken: Heldere afspraken maken over toekomstige acties en hoe verantwoordelijkheid wordt genomen.

Door de Crucial Conversations-aanpak toe te passen, kunnen Agile en Scrum teams niet alleen hun communicatievaardigheden verbeteren, maar ook een sterke, ondersteunende en veerkrachtige cultuur ontwikkelen. Dit is onmisbaar voor het succes van de Agile en Scrum manier van werken, waar snelle aanpassingen, constante feedback en hoge mate van samenwerking vereist zijn.